Gerade in großen Unternehmen scheitert die eigene Videoproduktion oft an langwierigen Abstimmungsprozessen, externen Dienstleistern oder komplizierten Konzernstrukturen.
Wie schafft man es, trotz der Komplexität eines Großkonzerns ein kleines, schlagkräftiges Videoteam zu etablieren und schnell hochwertige Ergebnisse zu liefern?
SarahHörmann (Content-Marketing-Managerin) und AlexanderSchilling (Marketing Communications) von der S-Markt & Mehrwert, einem Teil der Sparkassen-Finanzgruppe, haben genau diesen Weg erfolgreich beschritten. Sie zeigen, wie sie in einem komplexen Umfeld ein Inhouse-Team aufbauten und damit die internen Hürden meisterten. Ihre Story ist ein klarer 6-Schritte-Fahrplan für alle Konzerne.
Die wichtigsten Erkenntnisse im Überblick
Die Story der S-Markt & Mehrwert, zusammengefasst in den wichtigsten Do’s und Don’ts:
Do's (Was das Team richtig gemacht hat)
Don'ts (Was das Team aktiv vermied)
Kleine Projekte: Klein starten, um im Programm Sicherheit zu gewinnen.
Nicht übertreiben: Nicht direkt mit zehn Videos anfangen – das führt schnell zu Frustration.
Crossfunktional arbeiten: Grafik und relevante Akteure mit einbeziehen.
Nicht zu viele Ansprechpartner:innen: Nur die Leute dazu nehmen, die das Projekt tatsächlich pushen.
Erwartungen klären: Den Kolleg:innen die Mehrwerte, aber auch die Limits (z.B. keine CGI-Effekte) klarmachen.
Support verlieren: Die Erwartungshaltung realistisch halten, damit der interne Support nicht verloren geht.
Prozesse dokumentieren: Alle Absprachen, Korrekturschleifen und Bearbeitungszeiten festhalten.
Strukturen festziehen: Sich nicht in komplexen Strukturen verrennen, sondern sich schnell für den gradlinigsten Weg zum Output entscheiden.
In diesem Artikel erfährst du:
Warum die strategische Entscheidung für Inhouse-Produktion fiel
Wie das Team die Überzeugungsarbeit bei den Stakeholdern leistete
Welche klaren Verhältnisse den Content-Output sicherten
Wie das Team schnell sichtbare Erfolge erzielte
Was das Team für die Qualitätssicherung und Dokumentation beachtete
Welche Lessons Learned das Projekt zukunftssicher machten
1. Die strategische Entscheidung: Warum Inhouse-Videoproduktion nötig war
Für die S-Markt & Mehrwert war die Entscheidung, die Videoproduktion intern aufzubauen, ein logischer Schritt. Das Ziel: die Kundenansprache zielgerichteter und zukunftssicher zu gestalten.
Alexander Schilling (Marketing Communications):
„Es war es uns wichtig, dass wir nicht andauernd abhängig sind von Dienstleistern. Wir nehmen das jetzt in unsere eigene Hand und machen eine eigene Videoproduktion.”
Der Schlüssel lag in der Unabhängigkeit. In der Vergangenheit hing die Sparkassen-Finanzgruppe oft von Dienstleistern ab. Durch den Aufbau eines kleinen, internen Teams konnte das Unternehmen schnell und flexibel auf aktuelle Anforderungen reagieren.
Für die S-Markt & Mehrwert bedeutete dies:
Geschwindigkeit: Das Team konnte in relativ kurzer Zeit viele Videos produzieren.
Skalierung: Der Output ließ sich ohne lange Abstimmungsrunden vergrößern.
Flexibilität: Das Team war nicht auf ein Format beschränkt. Dank der neuen internen Expertise und dem Einsatz PlayPlay lieferte es längere Produktvideos genauso wie kurze Social-Media-Clips.
2. Die Überzeugungsarbeit: Wie das Team die Stakeholder an Bord holte
Die S-Markt & Mehrwert beliefert über 300 Sparkassen in Deutschland mit Marketingmaterial. Die Überzeugungsarbeit für das Video-Team war daher intern in der komplexen Struktur der über tausend Mitarbeiter notwendig.
Das Team wusste: Interne Kommunikation ist der wichtigste Schritt, um Akzeptanz und Support im Konzern zu gewinnen. Es war entscheidend, alle Beteiligten von Anfang an einzubinden.
Dabei ging es um mehr als nur Information:
Wachstum steuern: Das Team überlegte genau, welche relevanten Akteure benötigt wurden. Die Erfahrung zeigte: Es sollten nicht zu viele Ansprechpartner beteiligt sein, da die Abstimmung sonst zu schwierig wird.
Awareness schaffen: Das Team kommunizierte die neue Priorität der Videoerstellung aktiv an alle Kolleg:innen. Das schuf intern ein Bewusstsein für die neuen Möglichkeiten des Teams.
Bedarf verstehen: Die technischen und inhaltlichen Voraussetzungen wurden von den Stakeholdern direkt eingeholt. Nur so verstand das Team die Limits und die notwendige Absprachen (wie z.B. Lizenzen, GEMA oder rechtliche Vorgaben) sofort.
Sarah Hörmann (Content-Marketing-Managerin):
„Bei uns sind's über tausend Mitarbeiter. Da muss man direkt am Anfang überlegen: Wen von diesen Stakeholdern benötigten wir tatsächlich?”
Diese offene Kommunikation half der S-Markt & Mehrwert, direkt Allianzen zu bilden, das Projekt intern zu überzeugen und erste Projektideen zu generieren.
3. Klare Verhältnisse: Welche Rollen und Prozesse den Output sicherten
Klare Zuständigkeiten und standardisierte Prozesse waren das A und O für den reibungslosen Ablauf.
Das Team der S-Markt & Mehrwert legte die Rollen und Zuständigkeiten klar fest:
Das Core-Team: Sarah Hörmann und Alexander Schilling übernahmen die Konzepte, Storyboards und die Videoumsetzung im Tool.
Grafik-Support:Feste Ansprechpartner:innen aus der Grafikabteilung überwachten die Einhaltung des Corporate Designs, was für ein konsistentes Markenbild bei der Sparkasse besonders wichtig ist.
Interne Freigaben: Führungskräfte und Spezialist:innen übernahmen die finale Freigabe, je nach inhaltlicher oder rechtlicher Notwendigkeit.
So liefen Abstimmung und Output: Das Team nutzte zwei vorhandene Systeme als wichtigste Werkzeuge für Kollaboration und Output:
Briefing-Dokumente: Das Team entwickelte ein simples Briefing-Dokument (als PDF-Vorlage), das alle Hard Facts abfragte: Deadline, Zielgruppe, Call to Action und Länge. Die klare Struktur ersparte dem Team viele Abstimmungen.
Ticketsystem: Die gesamte interne Kommunikation wurde über ein vorhandenes Ticketsystem abgewickelt. Jedes Video war ein Ticket. Das System bündelte alle Dateien, Kommentare und Verknüpfungen.
4. Sichtbare Erfolge: Wie das Team schnell erste Ergebnisse erzielte
Gerade in komplexen Umgebungen besteht die Gefahr, sich in den Strukturen zu verlieren. Das Video-Team der Sparkasse entschied sich bewusst für den gradlinigsten Weg.
Einfach starten: Das oberste Ziel war es, ins „Doing“ zu kommen. Das Team startete mit kleineren Projekten, um PlayPlay kennenzulernen und Sicherheit zu gewinnen.
Abstimmungsprozesse verschlanken: Das Team hielt den Abstimmungsprozess kurz und schnell, indem es nur die relevantesten Akteure einbezog.
Erfolge sichtbar machen: Das Team produzierte schnell Output und schuf so Awareness auf höheren Ebenen. Sie teilten erste Entwürfe mit Führungskräften, um zu zeigen, dass das Team aktiv ist und das Videothema auf ein neues Level hebt.
Kooperationen als Content-Basis nutzen: Das Team nutzte größere Kooperationen, wie die S-Vorteilswelt und Payback, als Ankerprojekt. So hatten sie sofort genügend hochwertigen Content-Stoff für viele Videos. Das half dem Team, schnell Sicherheit im Tool zu gewinnen und Ergebnisse zu optimieren.
Alexander Schilling (Marketing Communications):
„Wir mussten einfach ins Doing kommen. Das ist sehr wichtig, um Output zu erzeugen und Awareness auf höheren Ebenen zu schaffen.”
5. Qualitätssicherung: Was das Team bei der Abstimmung und Dokumentation beachtete
Um die interne Zusammenarbeit zu optimieren und die Qualität zu sichern, musste die S-Markt & Mehrwert vor allem eins: dokumentieren.
Screen-Vorlagen als CI-Garantie: Das Team erstellte eine Ordnerstruktur und Screen-Vorlagen aus vorhandenen Assets. Dies ist simpel, aber extrem effektiv, da so jeder auf die Vorlagen zugreifen kann. Es sicherte eine stringente Linie und ein konsistentes Bild, was für die Sparkassen-Marke entscheidend war.
Kollaborative Tools: Die Kommentarfunktion in PlayPlay wurde genutzt, um mit Timestamps genaue Zeitpunkte und Screens für Korrekturschleifen zu bestimmen. Das reduzierte den Abstimmungsaufwand mit den anderen Teams.
Bearbeitungszeiten messen: Das Team dokumentierte seine Bearbeitungszeiten für verschiedene Videoformate (z.B. 30-Sekunden-Video, zwei-Minuten-Video). Diese Referenzwerte sind essenziell, um die Produktionsdauer für den Content-Plan realistisch einzuschätzen und Deadlines einzuhalten.
Tipp: Das Team nutzte die einfachen Video-Vorlagen von PlayPlay. Das sparte Abstimmungszeit mit der Grafik und sicherte eine stringente CI-Linie im gesamten Konzern.
6. Was das Projekt zukunftssicher machte
Die wichtigsten Learnings zur täglichen Umsetzung findest du in den Do’s & Don’ts am Anfang des Artikels zusammengefasst.
Der eigentliche Erfolgsfaktor der S-Markt & Mehrwert war jedoch die konsequente Systematik: Das Team baute klare Prozesse, nutzte standardisierte Vorlagen in PlayPlay und etablierte das Ticketsystem als zentralen Kommunikationshub.
Dieses Fundament aus klaren Zuständigkeiten und messbaren Bearbeitungszeiten ist es, was das Team heute schnell und flexibel agieren lässt. Nur diese konsequente Dokumentation und Strukturierung machte das interne Videoprojekt zukunftssicher und skalierbar für die gesamte Sparkassen-Finanzgruppe.
Fazit: Kleine Schritte, klare Prozesse, erfolgreich skalieren
Die Story der Sparkassen-Finanzgruppe zeigt, dass man mit einem klaren, gradlinigen Prozess und einem kleinen, gut strukturierten Kernteam den Sprung zur Inhouse-Videoproduktion erfolgreich schaffen kann.
Sarah und Alexander stellten den gesamten Prozess der S-Markt & Mehrwert im Detail beim Content Summit vor. Die vollständige Aufzeichnung findest du hier.
Die S-Markt & Mehrwert gewann Geschwindigkeit und Kontrolle zurück und stellte so sicher, dass ihr Marketing die Kundenansprache zukunftssicher positioniert.
Jetzt liegt es an dir: Beginne mit kleinen Schritten, schaffe Awareness und nutze die klaren Prozesse, um dein Video-Team erfolgreich zu skalieren.
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