Interne Kommunikation verbessern: Mit diesen Tipps funktioniert es

Du bereitest eine wichtige Mitteilung vor, verschickst sie an das gesamte Unternehmen – und dann passiert … nichts. Kaum jemand reagiert und die Hälfte des Teams scheint sie gar nicht erst gelesen zu haben.

Wie kannst du sicherstellen, dass deine Botschaft ankommt und wirkt?

In der internen Kommunikation stehst du vor der Herausforderung, klare und konsistente Botschaften zu vermitteln, die alle Mitarbeitenden erreichen – egal ob im Büro, im Homeoffice oder an anderen Standorten.

Doch wie geht das? Wir zeigen dir 10 Tipps, um die interne Kommunikation im Unternehmen zu verbessern.

Darum geht es im Blogartikel:

• wie du mit 10 praktischen Tipps die interne Kommunikation deines Unternehmens verbesserst,
• welche häufigen Fehler du in der internen Kommunikation leicht vermeiden kannst,
• warum Videos in deinem Toolmix für die interne Kommunikation eine wichtige Rolle spielen,
• welche Best Practices anderer Unternehmen es gibt.

Die Rolle der internen Kommunikation im Unternehmen

Interne Kommunikation geht weit über den bloßen Informationsaustausch hinaus. Sie hält Teams zusammen und macht erfolgreiche Zusammenarbeit erst möglich.

Große Unternehmen wie Siemens nutzen schon lange digitale Plattformen, um ihre Teams über alle Standorte hinweg miteinander zu verbinden. Das Unternehmen steigerte die Produktivität und förderte das Zusammengehörigkeitsgefühl, indem es die richtigen Tools, Kanäle und Formate wählte – und damit geografische Distanzen überbrückte.

Für eine optimale interne Kommunikation gibt es allerdings keinen universellen Masterplan. Entscheidend ist ein Mix aus Tools, Kanälen und Strategien, der zu deinem Unternehmen passt.

Interne Kommunikation verbessern: 10 praktische Tipps

Mit dieser Checkliste bist du bestens darauf vorbereitet, die interne Kommunikation in deinem Unternehmen zu stärken:

1. Klare Kommunikationsziele definieren

Wenn du die interne Kommunikation in deiner Firma optimieren möchtest, beginne mit einer Analyse des Ist-Zustands:

• Wo siehst du die größten Herausforderungen?
• In welchen Bereichen besteht Verbesserungsbedarf?
• Konzentrierst du dich darauf, wie Mitarbeitende im Team kommunizieren, wie ihr Informationen weitergebt oder welche Kanäle ihr nutzt?
• Möchtest du die Mitarbeitenden besser informieren, motivieren oder stärker in Entscheidungen einbeziehen?

Beispiel: Eine häufige Herausforderung ist, dass Botschaften aus dem Management nicht sicher und klar bei den Mitarbeitenden ankommen. Hier kann der Einsatz von Videos besonders wirksam sein: Statt langer E-Mails oder unpersönlicher Präsentationen kann ein Video direkt von der Geschäftsführung wichtige Updates oder strategische Veränderungen an die Teams vermitteln. Ein regelmäßiges Format wie „Vision Update“ sorgt dafür, dass die Botschaften konsistent und verständlich ankommen – und schafft gleichzeitig eine persönlichere Verbindung zur Führungsebene.

2. Fördere eine Kommunikationskultur auf Augenhöhe

In deiner Rolle als Kommunikator:in ist es entscheidend, eine offene und transparente Kommunikationskultur zu fördern. Mitarbeitende sollen sich jederzeit sicher und frei äußern können. Du solltest dabei nicht nur als Vermittler:in fungieren, sondern auch selbst mit gutem Beispiel vorangehen: Teile regelmäßig eigene Gedanken, Herausforderungen und Entscheidungsprozesse, um Vertrauen aufzubauen und den Dialog zu fördern.

Beispiel: Ein geeignetes Format hierfür ist ein regelmäßiges Video-Update im Intranet, in dem du Neuigkeiten teilst, Fragen beantwortest und Einblicke in die Unternehmensstrategie gibst. Auf diese Weise schaffst du eine Kultur des offenen Austausches, in der sich alle Beteiligten gehört und eingebunden fühlen.

3. Mut zu neuen Formen der Kommunikation

Wie bekommst du die Aufmerksamkeit der Mitarbeitenden? Indem du sie überraschst! Kreative und abwechslungsreiche Inhalte machen deine Botschaften nicht nur interessanter, sondern bleiben auch besser im Gedächtnis.

• Videos sind ein wirkungsvoller Informationskanal: 95 Prozent einer Videobotschaft bleiben im Kopf, während Text nur zu 10 Prozent im Gedächtnis haften bleibt.
• Videos fördern das Gemeinschaftsgefühl, auch wenn Teams remote arbeiten.
• Videos schaffen eine tiefere emotionale Bindung der Mitarbeitenden zum Unternehmen.

Bedeutet: Durch den Einsatz von Videos in der internen Kommunikation werden Botschaften klarer, persönlicher und einprägsamer.

Beispiel: Versende die nächste Ankündigung eines neuen Produktes nicht als Textnachricht oder PDF, sondern als Video-Clip. Mach die Ankündigung eines neuen Produkts persönlich und spannend, indem das Produktteam selbst vor die Kamera tritt und die Neuigkeiten präsentiert.

4. Finde die richtigen digitalen Kommunikationskanäle

Unternehmen brauchen digitale Tools, um eine schnelle und zielgerichtete Verbreitung von Informationen ermöglichen. Plattformen wie Microsoft Teams, Slack oder ein gut strukturiertes Intranet sind hierbei von großer Bedeutung. Sie fördern den Austausch, erleichtern die Zusammenarbeit und sorgen dafür, dass alle Mitarbeitenden auf dem gleichen Stand sind – egal, wo sie sich befinden.

Bei der Auswahl der richtigen Tools zählt, dass sie teamübergreifend nutzbar und intuitiv sind. Viele Unternehmen setzen dabei auf Lösungen wie Slack, die sowohl für kreative Teams als auch für technische Abteilungen funktionieren. Einheitliche Tools fördern die Zusammenarbeit und vermeiden Kommunikationsinseln.

Wofür eignen sich die verschiedenen Kommunikationskanäle?

• Intranet & Apps: Schnelle News und Infos, ideal für Remote Worker.
• Newsletter & Blogs: Wissens- und Kulturtransfer, flexibel einsetzbar.
• Messaging-Tools: Echtzeitaustausch und Automatisierung.
• Videos & Podcasts: Emotionale und komplexe Inhalte ansprechend vermitteln.

5. Setze auf die passenden analogen und persönlichen Kommunikationsstrategien

Neben digitalen Tools spielen auch analoge und persönliche Kommunikationsstrategien eine wichtige Rolle, um eine effektive und vertrauensvolle Kommunikation im Unternehmen zu gewährleisten. Diese Methoden ermöglichen, auf direktem Weg die Beziehung zwischen Mitarbeitenden und dem Unternehmen zu stärken.

Analoge Formate:

• Schwarzes Brett: Gut für Offline-Mitarbeitende, aber begrenzt aktuell.
• Briefe & Magazine: Besonders für persönliche, wertschätzende Inhalte relevant.

Persönliche Formate:

• Gespräche & Versammlungen: Fördern Austausch und Transparenz.
• Management-Präsenz: Stärkt Vertrauen und Kontakt in Krisen.
• Unternehmensfeste: Fördern Identifikation und das „Wir“-Gefühl.

6. Weniger ist mehr: Bündele alle relevanten Informationen an einem Ort

Ein transparentes Informationsmanagement ist entscheidend, um Vertrauen zu stärken und Missverständnisse zu vermeiden. Stelle deshalb unbedingt sicher, dass alle relevanten Informationen an einem zentralen Ort zugänglich sind – dafür eignen sich Unternehmenswikis besonders gut.

Beispiel: Wiederkehrende Fragen oder häufig benötigte Informationen, etwa im Einarbeitungsprozess, lassen sich ideal mit Videos beantworten. Kombiniere verschiedene Formate wie Anleitungen für Prozesse, Team-Vorstellungen für den persönlichen Bezug oder FAQ-Clips, die schnell Orientierung geben. Hinterlegt im Unternehmenswiki, sind diese Videos leicht zugänglich und schaffen Klarheit.

7. Setze Führungskräfte als Kommunikationsvorbilder ein

Führungskräfte spielen eine zentrale Rolle in der internen Kommunikation. Ihr Kommunikationsstil und ihre Haltung haben einen erheblichen Einfluss auf die Unternehmenskultur. Unterstütze sie dabei, authentisch, klar und empathisch zu kommunizieren!

Beispiel: Videos sind ein effektives Medium, um die Präsenz und Botschaften von Führungskräften zu stärken. Diese Formate eignen sich besonders:

• Persönliche Updates: Ein regelmäßiges Video-Update, in dem Führungskräfte ihre Perspektiven zu aktuellen Projekten oder Zielen teilen, fördert Transparenz und Vertrauen.
• Motivierende Botschaften: Kurze Clips mit einem klaren, positiven Fokus, etwa zur Begrüßung neuer Mitarbeitenden oder zur Würdigung von Teamleistungen.
• Erklärvideos: Führungskräfte können komplexe Entscheidungen oder Strategien in einfachen, verständlichen Worten erklären, um Orientierung und Klarheit zu schaffen.

Durch den Einsatz solcher Video-Formate machst du Führungskräfte nahbar und setzt ein klares Zeichen für eine moderne Kommunikationskultur.

8. Mitarbeitende einbinden und Feedback ermöglichen

Top-down war gestern: Interne Kommunikation ist keine Einbahnstraße! Biete Mitarbeitenden immer die Möglichkeit, ihre Ideen und Meinungen einzubringen – etwa durch Workshops, Umfragen oder digitale Diskussionsforen.

Beispiel: Ein kurzes „Ideen-Spotlight“-Video, das ausgewählte Vorschläge von Mitarbeitenden zeigt, ist eine kreative Möglichkeit, Feedback zu würdigen. Führungskräfte können dabei erläutern, wie sie bestimmte Ideen umsetzen wollen oder warum sie derzeit nicht realisierbar sind. Dieses Format signalisiert Wertschätzung für die Beiträge der Mitarbeitenden und macht den Entscheidungsprozess transparenter.

9. Erfolg der Kommunikation messen und anpassen

Überprüfe regelmäßig, wie gut die neuen Maßnahmen deiner internen Kommunikation funktionieren. Nutze dafür KPIs wie Beteiligungsquoten an Umfragen, Feedback aus Teams oder die Reichweite deiner Botschaften. Erkennst du Schwächen, hast du die Chance, deine Strategie anzupassen und gezielt zu verbessern.

10. Kontinuität und Konsistenz sicherstellen

Eine einmalige Aktion bringt wenig – deine interne Kommunikation muss langfristig geplant und kontinuierlich umgesetzt werden. Halte den Ton, Stil und die Häufigkeit deiner Botschaften einheitlich, damit deine Mitarbeitenden immer gut informiert und involviert sind.

Beispiel: Wenn du eine Reihe angekündigt hast, genügen zwei Videos zum Thema Produktschulungen nicht. Regelmäßigkeit in der internen Kommunikation schafft Vertrauen und fördert eine klare Informationskultur.

Herausforderungen in der internen Kommunikation

Wenn interne Kommunikation hakt, leidet nicht nur die Produktivität, sondern auch die Zufriedenheit im Team. Damit dir das nicht passiert, solltest du diese Stolpersteine kennen und vermeiden:

• Zu viele Kommunikationskanäle

Die Vielzahl der Kommunikationskanäle überflutet Mitarbeitende oft mit Informationen. Teilst du zu viele Informationen via E-Mail, Chat-Apps und diverse interne Plattformen, gehen wichtige Neuigkeiten schnell unter und Mitarbeitende fühlen sich überfordert.

• Unklare Botschaften

Unklare Formulierungen wie „Bitte aktualisiere die Daten bald“ führen zu Missverständnissen. Mitarbeitende verstehen „bald“ unterschiedlich, was Verzögerungen nach sich zieht.

Um dies zu vermeiden, solltest du stets klare Daten und Deadlines kommunizieren, die alle sofort verstehen.

• Fehlende Interaktivität oder Engagement

Ein Mangel an Feedbackmöglichkeiten dämpft schnell das Engagement der Mitarbeitenden.

Fördere einen lebendigen Austausch, indem du interaktive Formate wie Quizfragen oder Umfragen einsetzt.

Darum sind Videos der Gamechanger für deine interne Kommunikation

Videos verändern die interne Kommunikation durch visuelle und auditive Elemente, die Informationen klarer vermitteln und das Engagement steigern.

Hier sind drei entscheidende Vorteile:

• Beliebtheit: Laut einer Studie von Wyzowl sehen sich 72 Prozent der Menschen lieber ein Video an, als einen Text zu lesen.
• Vielseitigkeit und wirksam: Videos bringen Schwung in die interne Kommunikation. Nutze sie für Updates, Schulungen oder Storytelling, um Informationen klar und ansprechend zu vermitteln.
• Effiziente Schulung und Weiterbildung: Laut einer Studie von Forrester ermöglichen Video-Tutorials und Schulungen den Mitarbeitenden, Informationen bis zu 75 Prozent schneller zu erfassen als durch Textdokumente. Dies beschleunigt den Lernprozess, verbessert die Qualität der Weiterbildung und sorgt für eine gleichmäßigere Verteilung des Wissens im Unternehmen.

Diese Faktoren machen Videos zu einem zentralen Werkzeug, das die Informationsvermittlung optimiert und die Unternehmenskultur bereichert.

Best Practices für erfolgreiche interne Kommunikation mit Videos

Mit Videos die interne Kommunikation verbessern: Die HEK (Hanseatische Krankenkasse) hat genau das bereits geschafft. Die Unternehmenskommunikation setzt mit der Hilfe von PlayPlay in vielen Bereichen der internen Kommunikation auf Videos. Das Ergebnis? Mehr Verbundenheit und größerer Teamgeist im Job.

Mit ihren Videos spricht die HEK Mitarbeitende auf Augenhöhe an und begeistert sie für die Vision des Unternehmens. Aber schau selbst, so hat das Unternehmen zu seiner Neujahrsfeier eingeladen:

Und weil es so schön war, noch ein Beispiel: So fasst die Krankenkasse die unternehmensinterne Gesundheitswoche zusammen – eine schöne und wertschätzende Erinnerung für alle Beteiligten.

Videos als Werkzeug für eine bessere interne Kommunikation

Wenn du in der internen Kommunikation auf Videos setzt, stellst du sicher, dass die Mitarbeitenden deine Botschaften nicht nur hören, sondern auch sehen und fühlen!

Wenn du also die interne Kommunikation in deinem Unternehmen entscheidend modernisieren möchtest, sind Videos der Schlüssel zum Erfolg. Setze auf Videobotschaften, Tutorials und CEO-Statements, um komplexe Inhalte verständlich zu machen. Das Ergebnis ist eine Kultur der Offenheit und des Austausches auf allen Ebenen deines Unternehmens.

Mit den richtigen Tools und einer klaren Strategie schöpfst du die Kraft von Videos voll aus. Worauf wartest du also noch?

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