7 astuces pour une vidéo d’invitation à un séminaire

Vous avez passé des dizaines d’heures à organiser votre séminaire pour en faire un moment d’exception. Vous avez conçu le programme, trouvé les intervenants, choisi un lieu adapté, préparé toute la logistique autour de votre événement…

Vient maintenant le moment de lancer les invitations.

Les webinars, les événements virtuels, les conférences, les visioconférences — tous ces événements sont des moments forts de cohésion avec vos collaborateurs et avec vos équipes. C’est aussi une excellente occasion de faire briller votre entreprise en menant une opération de communication interne savamment orchestrée.

Comment remplacer les traditionnelles invitations par e-mail par un format plus moderne ? Vous n’êtes pas obligé de passer des heures à mettre vos invitations dans les enveloppes, grâce à une bonne vidéo d’invitation à votre séminaire d’entreprise.

À la fin de votre lecture, vous saurez créer une vidéo d’invitation qui rassemble.

La vidéo d’invitation à un séminaire : un format original pour créer de l’engagement autour de votre événement

Pourquoi remplacer votre traditionnelle carte d’invitation par une invitation vidéo ?

• Une invitation sous forme de vidéo est plus ludique et différenciante. Il est possible de créer des vidéos pour communiquer sur plusieurs types d'évènements d'entreprise : les vœux d'entreprise, une soirée, un team building, etc.
• La vidéo crée de la cohésion : vivante par excellence, la vidéo est un format idéal pour renforcer le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs.
• La vidéo fait une part belle au storytelling. Le storytelling, qui consiste à raconter une histoire captivante à son audience, permet de susciter l’engagement émotionnel de vos invités en amont de votre séminaire.
• La vidéo permet de capter l’attention de vos cibles : le temps d’attention des internautes est de plus en plus limité. Le format vidéo vous permet de transmettre vos messages clés en moins de temps. Ainsi, 30 secondes vous suffisent pour être percutant !
• La vidéo aide vos invités à mieux retenir vos messages clés, comme le thème de votre séminaire, les intervenants, les points forts, la date, le lieu, etc.

Voici nos 7 meilleures astuces pour créer une vidéo d’invitation qui fera de votre séminaire un événement à succès. Pour illustrer ces conseils, vous y trouverez plusieurs vidéos inspirantes.

N.B : les vidéos de communication interne restent souvent… en interne ! Nous vous partageons des exemples d’événements plus grand publics, qui sont tout à fait transposables à votre séminaire d’entreprise.

Comment créer une vidéo d’invitation à un séminaire pas à pas ?

Vous avez mobilisé vos équipes et toute leur énergie créative pour préparer un séminaire d’une grande qualité. Comment créer l’émulation autour de votre événement et lui donner la publicité qu’il mérite ?

#1 — Soignez l’introduction de votre vidéo d’invitation

L’objectif numéro un d’une introduction est d’attirer l’attention du spectateur pour lui donner envie d’en savoir plus sur votre séminaire. Les 3 premières secondes sont décisives pour piquer sa curiosité et le faire passer d’un statut « curieux » à « participant ».

Pour réussir une introduction accrocheuse :

• Commencez par une accroche dynamique : adressez-vous directement à votre cible dès la première image de votre vidéo. Interpellez le spectateur, en s’adressant à lui par son métier ou par sa fonction. Posez une question que votre cible se pose couramment et à laquelle les intervenants répondront lors de votre événement.
• Jouez sur l’émotion pour accrocher l’attention du spectateur dès les premières secondes. Utilisez l’humour et la surprise, qui sont très efficaces pour donner à votre spectateur l’envie d’en savoir plus sur votre événement. Par exemple, vous pouvez démarrer par votre vidéo par l’immersion dans les lieux où se déroulera votre séminaire. Vous pouvez aussi commencer par une accroche forte comme « L’événement que vous attendiez tous».
• Soignez vos premiers visuels : les visuels utilisés dans l’introduction de votre vidéo sont destinés à accrocher l’œil de votre spectateur. Utilisez donc des images dynamiques et des séquences qui se succèdent rapidement.
• Soignez les éléments sonores : la bande-son compte autant que l’image ! La musique que vous utilisez doit vous aider à planter le décor de votre événement. Votre séminaire est-il axé sur le bien-être ? Optez pour une musique douce. Vous souhaitez plutôt que votre événement suscite la motivation chez vos équipes ? Choisissez une musique dans un style épique.

Pourquoi cette vidéo fonctionne-t-elle ?

• L’introduction est en parfait accord avec l’ambiance et les objectifs de l’événement : célébrer la musique et les femmes.
• Dès les premières secondes, la vidéo explique « le pourquoi » de l’événement.
• Elle est bien rythmée et mêle des éléments d’interview et de belles images statiques et dynamiques.
• La musique rend la vidéo chaleureuse et est parfaitement en accord avec la nature de l’événement.

#2 — Soulignez les points forts du séminaire

À quoi peuvent s’attendre les invités à votre séminaire ou votre vidéoconférence ? C’est le défi numéro un de votre vidéo : permettre au spectateur de se projeter en tant que participant et de décider de libérer de précieuses minutes de son temps pour y participer.

Pour sortir les points forts de votre événement :

• Mettez des visages sur votre événement : qui sont les destinataires de votre invitation ? Tous vos collaborateurs ou seulement une partie ? Qui sont les intervenants ? Y a-t-il des pointures de votre secteur d’activité qui interviendront lors de votre séminaire ? Mettre de l’humain dans votre vidéo permettra à votre spectateur de s’y projeter.
• Utilisez les images des éditions précédentes pour mieux immerger le spectateur dans votre séminaire. Les préparatifs, les coulisses, les points forts des interventions : ces prises de vues sont inestimables pour dynamiser votre vidéo et pour susciter l’intérêt.
• Intégrez des extraits d’interviews des intervenants dans votre vidéo pour lui donner plus d’autorité, et aussi un avant-goût de votre séminaire aux participants. Vous pouvez également insérer une mini-interview de l’animateur.
• Filmez les avis des participants des éditions précédentes pour créer davantage d’émulation autour de votre événement Si c’est votre première édition ou si vous n’avez pas d’images, vous pouvez inclure des mini-interviews de quelques invités et leur poser de brèves questions sur leurs attentes.

Voici un exemple réussi d’une invitation vidéo :

Pourquoi cette vidéo est-elle réussie ?

• Elle laisse une grande place à la réalité en intégrant des extraits de l’édition précédente.
• Elle permet aux participants de se projeter dans l’événement, notamment en mettant en avant les intervenants.
• Elle est de courte durée (30 secondes) et très bien rythmée, notamment en utilisant une bande sonore entraînante.
• Elle se termine par un appel à l’action qui demande clairement au spectateur de rejoindre l’événement.

#3 — Soyez bref, mais impactant dans votre vidéo d’invitation

La magie d’une vidéo est de vous permettre de transmettre nettement plus de messages en 30 secondes qu’un texte de plusieurs pages. En réalisant une vidéo courte (d’environ 30 secondes), vous pouvez à la fois transmettre les informations clés sur votre événement, tout en gardant un bon rythme.

Pour avoir un maximum d’impact dans votre invitation :

• Tournez une vidéo de moins d’une minute : plus le format est bref, plus vous augmentez les chances que la vidéo soit visionnée dans son intégralité. Sachez que la plupart des vidéos d’invitation durent environ 30 secondes.
• Choisissez vos messages clés avec soin : dans votre vidéo d’invitation, répondez simplement à 3 questions : « quoi », « comment » et « où ». Rappelez-vous que votre vidéo doit avant tout susciter l’intérêt et que vous pourrez donner tous les détails sur la page dédiée.
• Restez concis sur le nombre d’informations que vous intégrez à la vidéo : l’objectif premier d’une invitation est de susciter la curiosité sur votre événement. Il ne s’agit pas de tout dire ou encore détailler tout le programme de votre séminaire. Vous pourrez toujours expliciter votre programme sur la page dédiée à votre événement.

Un exemple ?

Pourquoi cette vidéo d’invitation fonctionne-t-elle ?

• Elle capte l’attention rapidement par la superposition d’images et par la voix off.
• Elle est très courte (30 secondes) et bien rythmée grâce notamment aux séquences en accéléré.
• Elle reflète une expérience collaborative, en mettant en avant les équipes qui ont participé à la création de l’événement.
• Elle utilise un format très créatif et conversationnel, en utilisant les images animées de messagerie instantanée.
• Elle se termine par un appel à l’action clair pour s’inscrire en quelques clics.

#4 — Créez un teaser captivant

Pour réussir votre vidéo d’invitation, inspirez-vous de la bande-annonce de votre série préférée ! Son but est de susciter la curiosité et de créer un effet d’attente. Ce sont aussi les objectifs de votre vidéo qui peut prendre la forme d’un teaser d’événement.

Pour réussir votre vidéo teaser d’invitation :

• Choisissez une bonne accroche visuelle pour votre premier écran : ce premier visuel est primordial pour capter l’attention de votre audience cible. Par exemple, vous pouvez interpeller directement les personnes à qui votre événement s’adresse. Votre séminaire s’adresse à vos forces de vente ? Adressez-vous « aux leaders de la vente de demain ».
• Utilisez quelques chiffres marquants : les chiffres, c’est du concret. Utiliser les chiffres permet de retenir l’attention tout au long de la vidéo, mais aussi de mémoriser les points forts de votre séminaire ou de votre web conférence. Combien d’intervenants sont attendus ? Combien de participants ? Combien d’heures de préparation ?
• Laissez installer le suspens : à l’image d’une bande-annonce, l’objectif d’une vidéo d’invitation n’est pas de tout dévoiler, mais de donner envie de participer à votre événement. Vous pouvez utiliser le thème de votre séminaire pour tourner quelques séquences de micro-interviews avec vos collaborateurs. Imaginons que votre séminaire porte sur la nouvelle stratégie de votre entreprise. Vous pouvez filmer quelques participants pour leur poser la question « Et pour vous, quelle sera notre entreprise de demain ? ».

Voici l’exemple d’une vidéo teaser réussie :

Pourquoi cette vidéo fonctionne-t-elle ?

• Elle commence par une accroche forte en s’adressant directement à la cible.
• Ses transitions et inserts de textes sont dynamiques, et créent de l’engagement chez le spectateur.
• Elle adopte un format simple à réaliser, avec des transitions dynamiques.
• Elle crée une connexion forte avec la cible (les acteurs de la finance d’entreprise), en les interpellant directement et en soulignant que l’événement a été conçu par leurs pairs.
• Elle utilise une bande-son entraînante pour rythmer la vidéo.
• Elle se termine par un appel à l’action clair.

#5 — Véhiculez de l’émotion dans votre vidéo d’invitation au séminaire

L’émotion a un pouvoir incroyable de connexion instantanée avec votre cible. Et c’est bien l’objet de votre vidéo. Accrocher, retenir l’attention, susciter la curiosité, provoquer l’adhésion… Tout cela est à votre portée grâce à une vidéo de quelques dizaines de secondes !

Pour utiliser une bonne dose d’émotion dans votre vidéo d’invitation :

• Racontez une histoire dans votre vidéo : par leur nature, les histoires véhiculent des émotions fortes. Quelle est l’histoire de votre séminaire ? À quelle problématique précise répond-il ? Vous n’avez même pas besoin d’utiliser beaucoup de mots, vous pouvez tout à fait raconter une histoire captivante par une succession d’images. Les préparatifs de votre séminaire, les coulisses, l’immersion dans le lieu, les images des intervenants — ce sont des ingrédients précieux à conter !
• Faites une promesse forte : quels sont les apprentissages clés que le participant pourra retirer en participant à votre séminaire ? À l’instar d’un spot publicitaire, mettez l’accent sur les bénéfices de votre événement. Par exemple, « découvrez les meilleures techniques de recrutement en 2022 ».
• Soignez votre bande-son : pensez comme le réalisateur d’un film. La musique utilisée a un rôle fondamental pour donner une teinte émotionnelle à votre vidéo. Pour la choisir, posez-vous la question : quelles émotions souhaitez-vous véhiculer dans votre vidéo ?

Un exemple ?

Pourquoi cette vidéo d’invitation est-elle réussie ?

• Elle commence par une bande-son digne d’un film d’action.
• Elle utilise très peu de mots, mais ils sont soigneusement choisis.
• Elle fait une promesse forte (« Découvrez le futur du branding »).
• Elle met en avant le nombre de participants (2000) pour donner plus d’autorité à l’événement.
• Elle montre les coulisses de l’événement pour faire monter le suspens.
• Elle utilise des transitions textuelles impactantes (« Lorsque le branding rencontre la tech »).

#6 — Terminez votre vidéo par les informations clés

Pour convaincre vos invités de participer à votre séminaire, assurez-vous de terminer votre vidéo d’invitation par des informations pratiques. Ces informations doivent être facilement accessibles et compréhensibles, pour ne pas laisser votre spectateur dans le flou.

Afin de générer un maximum de réponses positives à votre invitation :

• L’outro de votre vidéo doit rappeler les éléments clés à retenir : la date, le lieu, les modalités de participation et le lien vers le programme détaillé de votre séminaire.
• Fixez le nombre maximum de participants : limiter le nombre de participants donnera un aspect exclusif à votre événement et évitera aux intéressés de procrastiner sur leur inscription.
• Rédigez un appel à l’action clair : l’objectif d’un appel à l’action est de maximiser les réponses positives à votre invitation. Mettez-vous à la place de votre invité et demandez-vous quel est le chemin le plus clair et le plus court pour participer à l’événement. Utilisez les mots simples, comme « rejoignez-nous maintenant » ou « cliquez ici pour vous inscrire ».

#7 — Donnez à votre invitation la diffusion qu’elle mérite !

Une bonne diffusion de votre vidéo, c’est la clé de succès de votre séminaire. En effet, même si votre vidéo est d’une excellente qualité, elle risque de passer inaperçue sans un travail de promotion soigneusement orchestré.

Afin de donner à votre vidéo d’invitation la portée qu’elle mérite :

• Diffusez votre invitation suffisamment à l’avance : organisez la communication autour de votre événement dans le temps. Avant de diffuser l’invitation proprement dite, vous pouvez par exemple découper votre vidéo en séquences plus courtes et les diffuser sur les canaux de communication interne pour créer un effet d’attente.
• Adoptez le bon canal pour la communication sur votre séminaire : quelles sont les habitudes de vos collaborateurs ? Selon les usages dans votre entreprise, adaptez le canal de communication le plus utilisé par vos salariés (l’e-mail, l’intranet, le réseau social de l’entreprise…). Vous pouvez également diffuser votre invitation dans votre newsletter d’entreprise.
• Personnalisez le texte qui accompagne votre vidéo d’invitation : appuyez-vous sur l’e-mailing et les messageries internes de votre entreprise. Vous pouvez envoyer un e-mail d’invitation ou une invitation personnalisée à votre liste de contacts, avec un texte d’invitation adapté. En effet, plus vos invitations sont ciblées, plus vous augmentez vos chances de recevoir des réponses positives.
• Créez de l’engagement autour de votre séminaire sur les réseaux sociaux : même s’il s’agit d’un événement interne, c’est une excellente occasion pour mettre en valeur votre marque employeur en demandant à vos collaborateurs de partager la vidéo sur les réseaux sociaux. Vous pouvez également créer un hashtag propre à votre événement afin d’augmenter le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs.
• Sélectionnez plusieurs salariés ambassadeurs pour vous aider à partager votre vidéo, y compris sur leurs comptes sur les médias sociaux.
• Invitez les influenceurs en lien avec votre secteur d’activité à partager votre vidéo. Ainsi, ils pourront apporter davantage de crédibilité à votre séminaire en diffusant la vidéo à partir de leurs comptes.
• Profitez de votre e-mail de confirmation d’inscription envoyé à tous les participants pour leur transmettre des informations précises. Comment rejoindre la conférence le jour J ? Comment se connecter à la solution de visioconférence ? Comment contacter l’organisateur pour toute question ? Outre ces informations pratiques, vous pouvez demander dans cet e-mail de partager votre vidéo à leurs connaissances professionnelles.

Désormais vous avez toutes les cartes en main pour réaliser une vidéo d’invitation épatante. Et si vous souhaitez créer une vidéo professionnelle en quelques minutes sans devoir recourir à une agence de production, testez PlayPlay gratuitement pendant 7 jours.