7 conseils pour assurer votre communication webinar

Avec la crise du Covid, ils avancent vent dans le dos, au point d’être (re)devenus tendance. Ils se sont multipliés sans s'essouffler, et continuent à occuper le devant de la scène.

Oui, les webinaires (webinars, en anglais) sont très à la mode :

• Leur marché mondial devrait atteindre 800 millions de dollars en 2023, en hausse de 253 millions par rapport à 2015.
• 76 % des marketeurs affirment que les réunions interactives leur permettent de capter plus de leads.
• Et 53 % d’entre eux ont prévu d’inclure des webinaires dans leur stratégie de marketing vidéo en 2021, soit une croissance de 11 % par rapport à l’année précédente.

Conseil n°1 : Bien choisir le jour et l'heure de son webinar

Lundi ou jeudi ? Ah, et si vous tentiez plutôt le mercredi, finalement ? Pour assurer une communication d’entreprise efficace autour de vos webinars, vous devez en amont choisir un jour, et également une heure pour leur diffusion.

Une opération à ne surtout pas prendre à la légère. En fonction de la date et de l’horaire arrêtés, le taux d’inscription pourra s’envoler… ou ne pas décoller du tout.

Reste une question : quel est le timing idéal ? D’après une étude menée par la plateforme GoToWebinar, plusieurs tendances fortes se dégagent :

• Le mardi et le mercredi sont les jours idéaux pour faire la promotion de votre webinar : ils attirent le plus d’inscriptions.
• Juste devant le mardi (24%), le mercredi et le jeudi (26%) restent les jours favoris des personnes interrogées pour assister à un webinar.
• 10h et 11h du matin constituent les horaires les plus appréciés pour suivre un webinaire.

En résumé, si l’on se fie à cette enquête, le timing idéal pour diffuser un webinar serait le milieu de la semaine (mardi, mercredi ou jeudi), au milieu de la matinée.

Évitez donc le début et la fin de semaine (lundi, vendredi), et bien sûr le week-end.

Conseil n°2 : Proposer une landing page d’inscription optimisée pour la conversion

Une communication marketing réussie autour de vos webinars passe aussi par la création d’une landing page destinée à présenter votre événement, et à générer des inscriptions. La Landing Page de webinar entre dans une stratégie d'Inbound Marketing.

Pour maximiser vos chances d’accroître votre taux de conversion, plusieurs éléments indispensables doivent y figurer :

• Un titre percutant présentant le thème du webinar, et l’objectif qu’il propose d’atteindre.
• Le contenu du webinaire, avec les sujets abordés pendant l’intervention. Pour une présentation claire et concise, utilisez une liste à puces.
• Des informations pratiques sur l’événement : rappelez la date et l’heure afin que les personnes intéressées puissent les ajouter à leur agenda. N’oubliez pas d’expliquer les modalités d’accès au webinaire, comme par exemple l’outil utilisé pour y participer.
• Un formulaire d’inscription avec un call-to-action (CTA) bien visible, qui tranche avec le reste de la page. Afin de limiter le taux de rebond, concentrez-vous sur un nombre restreint de champs à remplir pour votre formulaire. 4 ou 5 champs au maximum restent souvent suffisants (par exemple : nom, prénom, email, nom de l’entreprise ou secteur d’activité). Mais, encore une fois, tout dépend de votre cible.
• Une présentation du ou des orateur(s) avec leur background professionnel et une petite photo, toujours bienvenue pour humaniser votre prise de parole.

Conseil n°3 : Mettre en place un plan de communication béton autour de vos webinars

Ça va de soi, mais il est nécessaire de le coucher sur le papier : une communication rondement menée autour de vos webinars passe par l’élaboration d’un plan de communication bien ficelé.

Interdiction de vous y prendre au dernier moment et de céder à la panique ! Prenez les devants en commençant à communiquer sur le webinar 2 à 3 semaines avant sa diffusion.

Pour prêcher la bonne parole, vous pouvez vous servir des leviers et canaux de communication ci-dessous :

• Votre site web. Ajoutez des appels à l’action pertinents vers votre landing page au sein de vos articles de blog en lien avec les sujets abordés pendant le webinaire, par exemple. Vous pouvez aussi incorporer, pendant la période de lancement, des fenêtres pop-up pour promouvoir le webinar, voire une barre d’annonce (Top bar) fixe en haut des pages de votre site Internet.
• Vos réseaux sociaux. Publiez des posts organiques pour présenter l’événement, et demandez à vos collaborateurs de relayer le webinaire sur leurs comptes, pour augmenter la portée de diffusion. Pensez aussi à la publicité payante Facebook Ads, ou à Google Ads.
• L’emailing. Communiquez auprès de votre base email actuelle en teasant l’événement dans une ou plusieurs newsletters, par exemple dans un PS. Sans oublier la création d’une séquence d’emails automatisée (voir conseil suivant).Enfin, petit conseil supplémentaire : incorporez un lien vers la landing page du webinar dans votre signature email, à l’intérieur d’une bannière, par exemple.

Les vidéos highlight sont un moyen efficace de communiquer de manière impactante autour de vos webinaires. Elles constituent également un moyen de capitaliser sur le zero-click-content, que vous devriez produire pour votre référencement ou vos réseaux sociaux.

Conseil n°4 : Créer une séquence d'emails automatisée

57 % : il s’agit de la part des inscriptions à un webinar provenant de l’emailing. Autrement dit : impossible de se passer des emails pour réussir la communication autour de vos webinars.

Conseil n°6 : S’occuper du replay (ou pas)

Une fois la diffusion de vos événements en direct terminée, la communication autour de vos webinars ne s’arrête pas là.

Pour vous et vos cibles, se pose la question du replay. Alors, replay or not replay ? La tendance "historique", chez les marketeurs, consiste à mettre à disposition un replay de leurs webinars.

Il existe plusieurs avantages à cela :

• Vous pouvez continuer à générer des leads sur le long-terme en capitalisant sur un contenu qualitatif apportant une réelle valeur-ajoutée.
• Vous améliorez l’expérience utilisateur, sachant que près d’un inscrit sur deux n’assistera finalement pas à votre webinaire. En leur mettant à disposition un enregistrement par la suite, vous augmentez leur satisfaction envers votre marque.
• Vous pouvez toucher une audience bien plus large, sans limite. Les personnes satisfaites par votre contenu pourront le partager à leur entourage professionnel et personnel.
• Vous êtes en mesure d’analyser les points positifs et négatifs de votre intervention en la visualisant à tête reposée. Idéal pour continuer à s’améliorer lors de vos prochains événements.

Attractif et efficace, la mise à disposition d’un replay n’est pourtant pas une obligation. D’ailleurs, le fait de ne pas en proposer est de plus en plus utilisé par les marketeurs pour développer le FOMO (Fear Of Missing Out), et donc inciter les personnes à s'inscrire pour assister à l’événement en direct (sans cela, elles n’auront pas de chance de se rattraper).

Conseil n°7 : Recycler ses contenus

Le “content reuse” vous parle-t-il ? Il s’agit d’un concept qui consiste à utiliser des morceaux de votre contenu existant en le déclinant sous différentes formes.

Voilà un levier intéressant pour continuer à effectuer une communication web efficace autour de vos webinars. Grâce à ce procédé, vous pouvez :

• Concevoir des clips vidéos des moments-clés du webinar, et les diffuser sur vos canaux de communication (interne et externe). Le préalable ? Pensez à enregistrer votre événement en direct pour en récupérer la matière, bien sûr.
• Créer un récap' (article de blog, ebook etc.) de ce qui a été dispensé comme tendances ou bonnes pratiques pendant le webinar. Pratique pour renforcer votre notoriété et votre image de marque. Avez-vous pensé à une stratégie de marque ?
• Proposer la transcription de votre webinar sur un article ou une page de votre site internet, pour booster votre SEO.
• Nourrir vos pages FAQ ou vos articles de blog par les questions qui ont été posées pendant l'événement.

La communication digitale autour de vos webinars ne s’improvise pas. Il est important de piloter un planning en amont, de tester (et retester), tout en vous assurant d'appliquer les bonnes pratiques. Une bonne pratique concernant les webinaires est de préparer en amont un scénario vidéo afin qu'il y ait un fil conducteur et peu d'improvisation le jour J.

Pour faire de vos futurs événements des aimants à leads, vous avez découvert que la vidéo restait un excellent levier, notamment pour promouvoir vos webinars.

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