Comment réussir son onboarding à distance ?

Au bout d’un processus de recrutement de plusieurs semaines, vous avez recruté votre perle rare, félicitations ! Cependant, votre mission ne s’arrête pas là. Près de la moitié des démissions interviennent au cours de la première année qui suit l’embauche et une mauvaise intégration est l’une des raisons les plus fréquentes de turnover…

Une bonne intégration fait partie de l’expérience collaborateur. Lorsqu’elle est bien organisée, elle permet de fidéliser les collaborateurs, créer un sentiment d’appartenance et d’améliorer leur épanouissement dans l’entreprise. Toutefois, comment s’y prendre quand cette intégration doit se faire à distance ?

Quels sont les ingrédients d’une intégration réussie ? Dans cet article, vous découvrirez les erreurs courantes commises dans la phase d’onboarding à distance, ainsi que 10 pratiques pour faire de votre processus d’intégration un succès.

Qu’est-ce qu’un onboarding à distance ?

L’onboarding à distance (ou l’intégration à distance) est un processus d’accueil de nouveaux collaborateurs de manière dématérialisée. En clair, le nouveau salarié, son manager, ses collègues ou les membres de l’équipe RH ne sont pas présents sur le même site, ce qui demande des solutions spécialement conçues pour cette situation.

C’est une pratique qui s’est fortement développée suite à la crise sanitaire. Avec le basculement massif en télétravail, beaucoup d’entreprises ont dû adapter leurs procédures très rapidement, y compris celles qui concernaient l’accueil de nouveaux salariés.

Même avec un retour partiel au bureau, les outils et les pratiques développés ces dernières années sont encore très utiles, surtout dans le contexte des bureaux décentralisés, de la démocratisation du travail à distance, du recrutement des freelances ou des candidats à l’étranger.

De manière générale, la phase d’onboarding dure entre 2 et 3 mois et s’achève souvent à la fin de la période d’essai.

Grâce aux nouvelles technologies, la totalité du processus d’intégration peut être dématérialisée : l’accueil, la prise de poste, la formation, les procédures internes et RH, etc. Toutefois, il nécessite des outils adaptés, fluides et faciles à prendre en main.

Pourquoi l’onboarding est-il si important ?

45 % des démissions se produisent dans l’année qui suit l’embauche et un onboarding raté coûte en moyenne 7 000 € à l’entreprise… 12 % des salariés seulement sont satisfaits de leur expérience d’intégration.

Dans le contexte de la guerre des talents, les entreprises dépensent de plus en plus de moyens et d’énergie pour attirer les meilleurs candidats du marché. Toutefois, les efforts de recrutement ne s’arrêtent pas à la signature du contrat. Une bonne intégration fait partie d’une bonne expérience collaborateur pour lui donner envie de rester.

Un bon processus d’onboarding sert plusieurs objectifs :

• Créer rapidement un sentiment d’appartenance à l’entreprise pour favoriser l’intégration et l’épanouissement des salariés.
• Bien accompagner le nouveau collaborateur dans sa prise de fonctions pour qu’il devienne opérationnel rapidement.
• Fidéliser les collaborateurs à long terme et réduire le turnover : 58 % des salariés ayant bénéficié d’un bon onboarding font toujours partie des effectifs 3 ans après.
• Livrer la meilleure expérience collaborateur possible : un onboarding réussi profitera grandement à votre marque employeur !

Toutefois, comment éviter les erreurs dans votre procédure d’intégration ?

Les problèmes couramment rencontrés lors d’un onboarding à distance

Une série d’erreurs peut compromettre sérieusement votre processus d’intégration, provoquer des frustrations, voire des départs précipités.

1. Le sentiment d’isolement

Dans le cadre d’un onboarding à distance, éviter la solitude et l’isolement est de loin le défi numéro 1 pour les managers. En effet, dans le contexte de télétravail ou des bureaux décentralisés, le nouveau collaborateur peut vite se sentir perdu sans repères physiques avec les locaux ou les nouveaux collègues. Puisque les interactions pour créer des liens sont plus limitées que sur un lieu de travail physique, le sentiment de solitude peut rapidement se manifester.

En conséquence, le nouveau collaborateur peut ressentir un certain manque de considération et d’intérêt pour sa personne et pour ses compétences. Résultat ? Une motivation en berne, des malentendus et des départs précipités lors de la période d’essai…

2. Une mauvaise communication

Une communication fragmentée, un manque de clarté, la multiplication des supports et des outils, des informations partielles, voire contradictoires… autant d’éléments qui nuisent à la bonne intégration de nouvelles recrues.

Une mauvaise communication interne représente un coût de 26 041 dollars par salarié et par an ! Les nouveaux talents ont besoin de repères solides dès leurs premiers jours dans l’entreprise.

C’est pourquoi il est primordial d’être transparent et de communiquer clairement dès le départ sur les moyens de communication utilisés dans l’entreprise (où, quand et comment obtenir les informations dont le nouveau collaborateur a besoin ?).

3. Les problèmes techniques

Un ordinateur portable qui ne fonctionne pas, des erreurs de paramétrage des logiciels internes, des identifiants erronés, les outils de visioconférence qui ne marchent pas… Si la technologie n’est pas infaillible, l’importance de son bon fonctionnement dès les premiers jours d’un onboarding à distance est capitale.

En effet, il suffit d’un grain de sable dans la machine pour compromettre sérieusement toute l’expérience onboarding. Un PC qui ne fonctionne pas ou des difficultés de connexion génèrent non seulement des frustrations et une perte de temps, mais empêchent tout simplement tout contact avec les nouveaux collègues. Il est donc indispensable d’anticiper au maximum ces soucis techniques.

4. Un excès de sollicitations

La phase d’intégration est intense pour le nouveau salarié : il doit assimiler une grande quantité d’informations sur sa mission, mais aussi sur l’organisation de l’entreprise.

Mémoriser les procédures, les nouveaux visages et les noms de ses nouveaux collègues, les spécificités de sa prise de fonction… Il est essentiel de lui permettre de « se mettre dans le bain » progressivement, sans le surcharger.

Évitez donc à tout prix un excès de sollicitation pour ne pas surcharger le planning et la charge mentale de votre nouvelle recrue. N’abusez pas de réunions virtuelles, appels téléphoniques, emails en cascade ou autres visioconférences dès le jour J. Sinon, cela peut envoyer un mauvais signal au salarié, générer une fatigue importante et le démotiver.  

Quelles pratiques développer pour éviter ces erreurs ?

10 bonnes pratiques pour réussir votre onboarding à distance

Vous l’aurez compris : une intégration à distance est une opération délicate. Quelles sont les meilleures pratiques pour accueillir vos nouveaux salariés sans friction ?

1. Impliquez vos collaborateurs dans la conception du programme d’intégration

Une procédure d’onboarding réussie commence par sa conception. Souvent initié et géré par le service RH, le parcours d’intégration concerne néanmoins d’autres services, comme le service informatique, le service financier, le service communication ou encore l’intendance.

Pour construire un plan d’intégration réellement adapté à la vie de votre entreprise, associez les collaborateurs des différents services :

• Commencez par un brainstorming et listez tous les problèmes possibles que peuvent rencontrer vos nouveaux salariés.
• Identifiez tous les points de contact de vos nouvelles recrues avec les différents services de l’entreprise : qui peut-il solliciter pour chaque problème ou question ?
• Cartographiez les étapes-clés du parcours de vos nouveaux embauchés. Matérialisez-les sous forme d’une infographie ou d’un schéma qui sera remis au nouveau collaborateur et à tous les services concernés.
• Dressez une checklist des étapes à respecter à destination des managers et des départements impliqués pour bien intégrer le nouveau salarié.

2. Anticipez la prise de poste

La prise de poste rime souvent avec une série de démarches et d’informations à assimiler par les nouvelles recrues. S’ils sont indispensables au bon déroulé de son intégration, ils sont souvent très chronophages et peuvent être anticipés pour soulager son planning le jour J :

• Faites signer à votre nouvelle recrue les documents administratifs obligatoires avant sa date d’embauche, comme le contrat de travail, le règlement intérieur, la clause de confidentialité, la charte informatique, etc. qu’il pourra signer électroniquement.
• Envoyez à votre nouveau collaborateur son planning d’intégration détaillé pour qu’il sache ce qui l’attend dans les premières semaines de son intégration, étape par étape.
• Présentez-lui l’entreprise : c’est le moment idéal pour l’aider à se familiariser avec son nouvel environnement de travail à l’aide d’un format immersif, comme la vidéo ! Pensez aux formats comme la vidéo d’entreprise qui reflète vos valeurs, votre projet, votre vision, vos engagements RSE ou encore la vidéo interview de votre dirigeant et de vos collaborateurs.

3. Mettez à la disposition de nouveaux collaborateurs toutes les informations utiles

Dès le premier jour de son intégration, votre nouvelle recrue aura besoin d’accès aux informations essentielles sur le fonctionnement de son entreprise. Pour éviter de perdre du temps et pour éviter les frustrations :

• Centralisez un maximum d’informations utiles dans un seul endroit, comme l’intranet de l’entreprise, une plateforme digitale, votre logiciel interne ou encore votre SIRH.
• Construisez une boîte à outils dématérialisée qui contiendra le livret d’accueil, l’organigramme de l’entreprise, l’annuaire de différents services, les procédures internes, les notes de service, les tutoriels, etc.
• Rendez vos supports ludiques grâce à la vidéo : pour rendre les informations ludiques et faciles à comprendre, pensez aux supports comme les vidéos de formation, les tutoriels, les infographies animées, les webinaires, les podcast ou les vidéocast d’entreprise, etc.

4. Anticipez les défis techniques

La technologie est votre plus grande alliée pour réussir votre onboarding à distance. Toutefois, elle n’est pas infaillible : pour éviter toute perte de temps inutile, anticipez les difficultés techniques qui peuvent se produire à la prise de son nouveau poste :

• Livrez à votre nouvel employé le matériel nécessaire déjà paramétré, comme un ordinateur portable avec les logiciels nécessaires déjà installés, le smartphone avec les applications mobiles préinstallées et un répertoire rempli, etc.
• Mettez à sa disposition des informations claires sur tous les outils et logiciels qu’il sera appelé à utiliser. Pensez aux renseignements incontournables, comme les informations de connexion, les démarches en cas de problème et le contact du support informatique.
• Réalisez des tutoriels vidéo qui lui permettront de prendre facilement en main le matériel et les logiciels maison et qui l’aideront à être autonome rapidement.

5. Rendez la communication fluide

Une bonne communication pendant la période d’intégration est une condition indispensable d’un onboarding réussi. Lorsqu’elle est fluide et bien organisée, elle aidera vos nouveaux recrutés à trouver leurs repères pour naviguer dans un nouvel environnement.

Pour ce faire :

• Prévoyez une séquence email automatisée qui accompagnera votre calendrier d’intégration : organisez la diffusion des informations dans le temps, de manière à distiller toutes les informations à un bon rythme, sans surcharger votre nouvelle recrue.
• Organisez des échanges réguliers avec son responsable hiérarchique et les membres de son équipe : lors d’un onboarding à distance, votre nouveau salarié n’a pas l’occasion de croiser ses collègues de manière informelle. Pensez à prévoir des temps d’échange en visio réguliers et sur les sujets spécifiques. Adoptez le bon ratio entre communication synchrone et asynchrone : si les réunions en visio permettent de garder le lien à distance, elles sont également épuisantes pour les salariés. Trouvez un équilibre entre les échanges vidéo en direct et la communication asynchrone.
• Anticipez les questions : identifiez clairement les interlocuteurs de votre nouveau salarié en fonction des problématiques qu’il peut rencontrer pendant la période d’intégration dans l’entreprise.

6. Faites des présentations avec l’équipe rapidement

Pour que votre nouvelle recrue se sente bien accueillie dans l’entreprise et pour éviter le sentiment d’isolement, il est important de faire connaissance avec ses nouveaux collègues dès le premier jour. Et pour créer un onboarding mémorable découvrez nos 8 idées de présentation d'équipe originales.

Ainsi, vous pouvez :

• Présenter les membres de son équipe lors d’une session collective en visioconférence où chacun puisse présenter rapidement son parcours et ses missions.
• Organiser des échanges individuels avec le manager et les collègues avec qui votre nouveau salarié devra travailler régulièrement.
• Tourner une vidéo de présentation de chaque membre de l’équipe : cette option peut être très utile lorsque plusieurs de vos salariés travaillent à distance où pour palier aux problématiques de décalage horaire.
• Prévoir une visite virtuelle des locaux : si vos salariés travaillent dans plusieurs bureaux dans le monde ou si votre siège social est éloigné, tournez une vidéo qui offre une immersion complète à vos nouveaux salariés.

7. Organisez la formation de vos nouveaux collaborateurs

Votre nouveau collaborateur, aussi compétent qu’il soit, aura sans doute besoin d’une bonne formation d’intégration lors de sa prise de poste. Cependant, compte tenu de la distance, les actions de formation doivent être soigneusement orchestrées.  Vous pouvez concevoir un parcours de formation en vidéo : un grand nombre de connaissances peuvent être transmises de manière asynchrone, sans devoir mobiliser un formateur ou un salarié de l’entreprise à chaque nouvelle intégration. L’utilisation des outils internes, les formations obligatoires, les formations métier ou celles pour monter en compétences — il est tout à fait possible de transformer ces formations classiques en vidéo pour éviter les déplacements inutiles.

8. Mettez en place un accompagnement de proximité

Afin de faciliter son intégration et ne pas le laisser seul avec ses questions, organisez un véritable accompagnement de proximité pour votre nouveau salarié.

Pour ce faire, affectez-lui un autre employé de votre entreprise qui le guidera pendant les premiers jours, voire les premières semaines de sa prise de fonctions. Il peut s’agir d’un tuteur, d’un mentor, d’un parrain, d’un profil senior ou encore d’un responsable hiérarchique. Choisissez la personne la mieux placée et la plus disponible pour aider votre nouvel employé à s’intégrer.

Vous pouvez désigner également un responsable du suivi de l’intégration de vos nouveaux employés. Ce collaborateur pourra vous faire part des questions et des difficultés rencontrées par les nouveaux arrivants, soit des informations très précieuses pour améliorer votre processus d’onboarding.

9. Prévoyez des moments de cohésion d’équipe

Le succès de l’intégration repose en grande partie sur la qualité des liens tissés avec les collègues. Dans une organisation classique, les collaborateurs nouent des relations lors des moments informels, comme les pauses déjeuner ou les pauses café. Ce sont les éléments « vivants » qui fondent la culture d’entreprise.

Comment créer alors une cohésion d’équipe lors de la phase d’onboarding ?

• Organisez des événements conviviaux à distance, comme les cafés virtuels, les apérovisio, les déjeuners, les quizz et les jeux pour aider vos collaborateurs à créer des liens de manière informelle. Pensez à ritualiser ces moments et les organiser de manière récurrente.
• Planifiez des sessions de team building virtuelles pour renforcer des liens dans l’équipe et pour faciliter l’intégration de nouveaux membres. Un mini-séminaire dématérialisé, un escape game, des séances des jeux, de créativité et de sport — trouvez un format ludique pour aider vos salariés à mieux se connaître !
• Créez une journée d’intégration virtuelle : si vous accueillez régulièrement de nouveaux collaborateurs, vous pouvez organiser une journée dédiée pour les accueillir en cohorte. Cela permettra aux nouveaux de créer des liens avec des collègues d’autres départements ou sites.

10. Récoltez les avis sur votre procédure d’onboarding

Recueillir les avis de vos nouveaux employés peut s’avérer très précieux.

En effet, les processus d’onboarding ne sont pas gravés dans le marbre. Demander à vos nouvelles recrues peut vous aider à améliorer l’intégration de manière globale. C’est également une preuve de considération envers le nouvel arrivant.

Ainsi vous pouvez :

• Concevoir un sondage pour évaluer l’intégration : quels sont ses points forts et les points à améliorer ? Quels étaient les moments forts lors de son arrivée dans l’entreprise ? Quelles étaient ses difficultés rencontrées ? C’est une très bonne occasion pour clarifier les incompréhensions éventuelles et améliorer votre process.
• Demander un rapport d’étonnement ou une note d’observation critique : il s’agit d’un exercice plus qualitatif qu’un sondage et qu’on demande au nouveau salarié. Cela lui permet de décrire tout ce qui l’a étonné dans les premières semaines de son intégration. Ce document permet de repérer d’éventuels dysfonctionnements et de récolter des propositions d’amélioration.

Vous l’aurez compris : la vidéo sera votre véritable alliée pour rendre votre processus d’onboarding fluide et en faire une expérience mémorable pour l’intégration de nouveaux collaborateurs.

Voici les points essentiels à retenir :

• Un onboarding réussi est soigneusement préparé en amont : créez des procédures simples et les étapes clés à suivre pour vos nouveaux salariés, mais aussi pour tous les départements de l’entreprise impliqués.
• Veillez à établir une communication fluide entre vos nouvelles recrues, leurs collègues, les managers, mais aussi d’autres services de l’entreprise.
• Intégrez la vidéo à chaque étape de processus d’intégration : elle vous aidera à dématérialiser et à rendre ludiques la plupart des supports internes, comme les formations, les tutoriels, les présentations de l’entreprise ou des salariés.

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