7 bonnes pratiques pour présenter un nouveau collaborateur

Votre entreprise connaît une grande vague de recrutement, et les nouvelles embauches pleuvent. Quel plaisir de voir votre structure croître avec de nouveaux arrivants motivés !

Seulement, vous le savez : une mauvaise intégration présente des risques significatifs pour votre entreprise. Difficultés à prendre son poste de travail, rupture de contrat avant même la fin de la période d’essai… Autant de soucis que vous souhaitez éviter.

Pour ce faire, vous devez réfléchir à comment réussir la présentation d’un nouveau collaborateur, moment-clé pour faciliter son intégration.

Vous êtes au bon endroit ! A la fin de cet article, vous aurez en poche 7 bonnes pratiques pour présenter un nouveau collaborateur à vos équipes, et rendre l’intégration des nouveaux entrants dans votre entreprise mémorable.

Envoyer un email de présentation en interne

L’un des moyens traditionnellement utilisés pour faire la présentation d’un nouveau collaborateur est d’envoyer une newsletter interne qui met en avant le nouvel arrivant. Il peut s’agir d’un email spécialement dédié à la présentation des nouveaux collaborateurs, ou bien un encart intégré à votre newsletter habituelle.

Le grand avantage de cette méthode est que vos collaborateurs seront tous au courant de cette nouvelle arrivée, l’email étant l’un de leurs outils de travail de prédilection.

Dans cet email, vous pouvez présenter votre nouveau salarié de manière détaillée, en incluant son nom, son prénom, le poste et le pôle qu’il intègre, sa date d’arrivée, ainsi que le manager sous la responsabilité duquel il travaillera.

Pensez à rendre cette présentation de votre nouveau collaborateur aussi attractive que possible, en incluant dans votre newsletter des formats de contenu dynamiques. Vous pouvez y joindre l’organigramme de l’entreprise mis à jour avec l’intégration des nouveaux collaborateurs, une citation créée par eux à propos de leur futur poste, ou encore une photo ou une vidéo d’eux qui se présentent.

Prenez soin également d'envoyer cet email aux nouveaux salariés en question, sur les boîtes mails professionnelles qu’ils utiliseront dès le premier jour, ou bien sur leur boîte personnelle, si vous l’envoyez avant leur arrivée. Cela leur permettra de se sentir déjà inclus dans la structure, avant même d’y avoir fait leurs premiers pas.

Partager le profil LinkedIn du nouveau collaborateur

Deuxième méthode qui peut être intéressante : partager le profil LinkedIn du nouvel embauché à l’ensemble de l’entreprise, via une newsletter interne, l’Intranet, ou tout autre outil de communication interne.

LinkedIn étant un formidable outil de réseautage, vos collaborateurs existants pourront y ajouter les nouvelles recrues, pour en apprendre plus sur elles en amont de leur arrivée. Via ce réseau social, ils pourront également les accueillir et les féliciter pour leurs premières semaines au sein de l’entreprise.

Mettre en place un programme d’intégration bien huilé

La bonne intégration d’un nouveau salarié n’est pas seulement l’affaire d’une prise de poste rapide et efficace. Cette période d’intégration, et a fortiori la présentation d’un nouveau collaborateur, demande de mettre en place un véritable process, qui permet d’insuffler la culture de l’entreprise et les bonnes pratiques professionnelles qui vont s’ancrer dans son quotidien. Si votre collaborateur commence un nouveau poste en télétravail, découvrez nos 10 bonnes pratiques pour réussir son onboarding à distance.

C’est là qu’un parcours d’intégration (aussi appelé onboarding en anglais) est crucial. A chaque embauche, le nouvel employé peut passer par différentes phases, telles que :

• Un moment de présentation informel, pour commencer sa première journée. Par exemple, un petit déjeuner d’équipe avec les salariés avec lesquels il collaborera de près peut lui permettre d’avoir une première approche de son nouvel environnement de travail. Une vidéo de présentation d'équipe originale peut également être un bon moyen de briser la glace !
• La réception d’un livret d’accueil, contenant toutes les étapes par lesquelles il doit passer pour passer une bonne intégration : signature de son contrat de travail, récupération de son matériel informatique, formations diverses et variées… Ajoutez à ce livret d’accueil des petites attentions, comme des goodies ou un simple cadeau de bienvenue : cela fera toute la différence en matière de fidélisation.
• Une visite des locaux, à faire faire par différents collaborateurs si possible. Chaque collaborateur peut alors présenter une partie de l’entreprise, un process-clé, ou un logiciel que les nouveaux arrivants doivent connaître pour bien s’intégrer.
• Un rapport d’étonnement, à faire faire aux recrues à la fin de leurs premiers jours dans l’entreprise. Ce rapport leur permet de s’exprimer sur la manière dont ils ont vécu leur plan d’intégration, et donc, d’améliorer votre onboarding en continu.

N’hésitez pas à envoyer en amont à toute nouvelle recrue son pré-boarding, soit toutes les informations-clés à propos de ce qui va se déroule dans les premiers jours d’intégration. Cet élément est très rassurant pour vos nouveaux employés.

Laisser votre nouveau collaborateur créer une vidéo de présentation

C’est un fait : la vidéo est le format de contenu le plus engageant qui soit, que ce soit pour les cibles externes de votre entreprise ou pour vos collaborateurs internes. Pourquoi ne pas activer son pouvoir pour la présentation d’un nouveau collaborateur ?

Proposez à votre nouvelle recrue de se filmer, très simplement, avec son smartphone, et guidez-le avec quelques questions auxquelles il peut répondre. Mêlez des questions professionnelles traditionnelles (sur son parcours, ou le poste qu’il va occuper dans l’entreprise), et des questions plus originales.

Voici quelques exemples de questions originales, qui peuvent vous aider à diffuser une vidéo de présentation qui attirera l’attention de vos employés :

• Si on devait te donner un surnom par rapport à tes qualités professionnelles, quel serait-il ?
• As-tu une anecdote drôle liée à ton travail à nous partager ?
• Quelle est ta morning routine au bureau ?
• As-tu une passion inavouable ?

Proposez-lui assez de questions pour qu’il puisse sélectionner celles avec lesquelles il est le plus à l’aise, pour créer un contenu authentique.

Par la suite, vous pourrez faire un montage vidéo en interne, en mettant en avant le branding de votre entreprise dessus, et en faisant quelques coupures pour obtenir une vidéo dynamique.

Où partager cette vidéo de présentation de votre nouveau collaborateur ? Lors d’une réunion d’onboarding, sur les réseaux internes de l’entreprise (newsletter, Intranet, messageries de communication instantanée type Slack ou Microsoft Teams…), voire même sur les réseaux sociaux externes, si vous obtenez l’accord formel du collaborateur en question.

Mettre en place un système de parrainage

Les premiers mois d’intégration d’un collaborateur sont cruciaux pour le fidéliser. Et, en tant que responsable de la communication interne ou RH, vous ne pouvez pas être disponible à 100% de votre temps pour vos nouveaux venus.

C’est là qu’un système de parrainage est intéressant. Désignez un parrain ou une marraine à votre nouvelle recrue, dont le rôle sera de l’accompagner, de la guider dans ses premiers pas dans l’entreprise. Ce rôle peut également inclure une part de tutorat, pour aider les nouveaux à intégrer la culture et les bonnes pratiques de l’entreprise.

Prenez soin de bien formaliser ce système de parrainage. Par exemple, fixez dans le planning des premiers jours de votre recrue des réunions, où le parrain et le filleul peuvent se retrouver pour échanger, et pour que la nouvelle recrue pose ses questions.

Enfin, songez à choisir un parrain ou une marraine dans un autre pôle que celui où la nouvelle recrue travaille. Cette bonne pratique permet d’étendre son réseau en interne, d’éviter de siloter la communication d’équipe, et de diffuser la culture d’entreprise dans toute l’organisation.

Organiser un événement pour la présentation du nouveau collaborateur

L’intégration des nouveaux venus dans votre entreprise est un événement à part entière : pourquoi ne pas marquer le début de cette phase d’intégration par un événement interne digne de ce nom ?

Déjeuner, verre plutôt informel après les horaires de travail, team building type chasse au trésor ou escape game : la clé de la réussite d’un événement qui vise à intégrer un nouveau collaborateur est avant tout la créativité, l’originalité. Faites en sorte que cet événement soit mémorable, tant pour les nouveaux embauchés que pour les collaborateurs existants.

Attention à bien ménager, au cours de cet événement, un moment où le collaborateur peut se présenter, sous la forme qu’il veut (PowerPoint, vidéo, discours, portrait chinois…).

Mais réussir l’intégration d’une nouvelle recrue par un événement, c’est aussi laisser s’établir des moments informels entre les collaborateurs et elle. Laissez des plages de respiration dans votre planning d’événement : les synergies doivent s’opérer naturellement entre les différents membres de l’équipe.

Partager l’arrivée du votre nouvelle recrue sur les réseaux sociaux

Dernière bonne pratique de présentation d’un nouveau collaborateur : le fait de partager une publication sur vos réseaux sociaux pour l’accueillir. Une astuce qui vous permet à la fois de célébrer l’arrivée d’un nouveau salarié, mais également de travailler votre marque employeur sur Internet.

Vous pouvez diffuser ces posts…

• Sur les profils de votre entreprise, comme la page Entreprise LinkedIn ou la page Facebook
• Sur les profils personnels des managers des nouvelles recrues - uniquement s’ils sont volontaires, dans le cadre d’un programme d’employee advocacy (employés-ambassadeurs)

Pour déjouer les algorithmes des réseaux sociaux, et faire en sorte que ces publications soient bien visibles sur les plateformes, pensez à adopter des formats de contenu engageants, comme la vidéo. Vous pouvez par exemple interviewer rapidement votre nouvelle recrue à son poste de travail fraîchement pris, ou bien créer une vidéo résumant toutes les nouvelles arrivées dans votre entreprise à chaque fin de mois.

Avec ces 7 bonnes pratiques en tête, vous êtes prêt à agrémenter votre processus de recrutement d’une intégration réussie de vos nouveaux collaborateurs. De quoi les fidéliser dès leur arrivée dans l’entreprise !

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