Comment créer une vidéo événementielle en se passant d’une agence ?

Vous êtes tout excité.e : votre entreprise organise prochainement un événement de grande ampleur, et vous êtes en charge de la communication promotionnelle.

En bon communicant, il ne vous a pas fallu longtemps pour trouver une des meilleures idées de stratégie de communication événementielle : créer une vidéo courte et dynamique revenant en images sur les moments forts de votre évènement… qui pourra être diffusée sur votre intranet, vos réseaux sociaux ou même votre site web.

Et vous faites le bon choix : la vidéo événementielle est aujourd’hui un outil incontournable pour immortaliser votre événement et booster sa visibilité – en interne comme en externe. Ce ne sont pas les professionnels du secteur qui diront le contraire : plus de 66 % des organisateurs d’événements utilisent la vidéo dans le cadre de leur stratégie marketing (EventMB, 2018).

Seulement voilà : créer un film événementiel efficace, original et parfaitement calibré pour le digital peut être chronophage, et de nombreuses entreprises préfèrent faire appel à une agence de production audiovisuelle. Le hic, c’est qu’en optant pour la sous-traitance, vous risquez d’exploser votre budget et d’allonger fortement le temps de production.

« Haha c’est clair… Mais attendez, comment je réalise ma vidéo événementielle alors ? »

Et si vous réalisiez votre propre vidéo événementielle de A à Z ? En plus de monter en compétences, vous vous assurez de créer une vidéo institutionnelle reflétant l’ADN de votre entreprise… qui répond (vraiment) à vos attentes !

Dans cet article, plongez dans les coulisses de la fabrication d’une vidéo pour votre événement. Comment réaliser soi-même un film événementiel de qualité professionnelle, sans faire appel à un tiers ? Quel(s) format(s) privilégier ? Existe-t-il des astuces ou des outils pour optimiser une vidéo événementielle ? On vous dit tout.

Déterminez les objectifs de votre vidéo événementielle

Qu’il s’agisse d’un teaser de lancement de produit, d’un reportage sur un séminaire professionnel ou d’un best of de votre soirée d’entreprise, il est primordial que votre vidéo événementielle repose sur une stratégie de communication audiovisuelle solide.

Vous n’oseriez pas vous lancer dans la réalisation d’une vidéo à la va-vite, sans réfléchir au préalable à ses enjeux et ses objectifs, pas vrai ?

Pour vous aider à poser les bases de votre vidéo évènementielle, rien de mieux que la méthode « QQOQCCP » :

• Quoi : Il s’agit d’abord de définir le fond (de quel événement votre vidéo va-t-elle parler, quel message souhaitez-vous faire passer ?) et la forme de votre production vidéo (s’agit-il d’un teaser, d’un court-métrage, d’un reportage vidéo ?)
• Qui : À quel public-cible s’adresse votre vidéo événementielle ? S’agit-il d’un projet de communication interne ou externe ? Vous adressez-vous exclusivement à vos collaborateurs ou au grand public ? Il va sans dire que votre prise de parole différera selon que vous vous adresserez à vos employés, vos intervenants ou vos sponsors – d’où l’importance cruciale de bien connaître la cible de votre vidéo.
• Où : Où le tournage de la vidéo se passe-t-il ? Dans une salle de conférence, sur un rooftop, dans un bar-restaurant ?
• Quand : À quel moment votre vidéo se déroule-t-elle ? Le jour, la nuit ? Avant, pendant, après l’événement ?
• Comment : De quelle manière allez-vous créer votre vidéo événementielle ? Quels sont les moyens humains et techniques à votre disposition ?
• Combien : Quel est votre budget ? De quelles ressources financières disposez-vous ?
• Pourquoi : Quel est le but de votre vidéo événementielle ? Cherchez-vous à promouvoir l’événement en amont, retracer et pérenniser les moments forts, augmenter la visibilité de votre image de marque, remercier vos invités et vos sponsors, mettre en lumière le savoir-faire événementiel de votre entreprise ? La raison d’être de votre vidéo d’événement peut être plurielle, tout dépend du message que vous souhaitez véhiculer !

Quelques cas d’usage de la vidéo événementielle pour vous inspirer

Que vous travailliez pour la communication interne ou externe de votre entreprise, découvrez quelques cas d’usage de la vidéo d’événement qui devraient vous aider à créer la vôtre :

• Vous souhaitez revenir sur les moments-clés de votre séminaire ou congrès d’entreprise ? Utilisez le reportage vidéo pour présenter fidèlement les thématiques abordées, les invités et les conférenciers sans qui ce moment n’aurait pas été le même.
• C’est votre tout premier événement, et vous cherchez un moyen efficace d’affirmer votre dynamisme et de persuader votre public de venir ? Optez d’entrée de jeu pour un teaser vidéo court et séduisant à diffuser sur les réseaux sociaux.

• Vos collaborateurs et votre staff sont talentueux, et vous aimeriez les remercier pour tout le travail accompli ? Créez et partagez en interne des portraits vidéo ou des interviews d’eux, en leur demandant d’expliquer ce qu’ils ont aimé durant l’événement.
• Votre entreprise organise une soirée de lancement pour promouvoir un nouveau produit ou service ? Préparez un court-métrage publicitaire à projeter sur des écrans le jour J.

• À l’occasion de l’anniversaire de votre entreprise, vous aimeriez communiquer sur les résultats de vos éditions précédentes et valoriser votre savoir-faire événementiel ? Misez sur le compte-rendu événementiel en intégrant des chiffres et des faits concrets.

Il y a toujours une bonne occasion de créer un film événementiel… Et pour vous, laquelle ce sera ?

Vous cherchez un moyen de créer des vidéos évènementielles impactantes sans recourir à une agence externe ? L'outil PlayPlay est la solution à vos besoins en matière de vidéo marketing. Choisissez parmi une variété de modèles de vidéos évènementielles spécialement conçues pour engager votre audience et mettre en valeur votre événement de manière professionnelle. Avec PlayPlay, vous avez le pouvoir de concocter des vidéos en adéquation avec votre identité de marque, renforçant ainsi la présence en ligne de votre événement. L'interface conviviale de PlayPlay rend la création vidéo accessible à tous, quelle que soit votre expérience en montage vidéo.

Choisissez le bon format de vidéo événementielle

Ça y est, vous avez une stratégie marketing vidéo en béton ? Passons à la seconde étape : choisir le format de vidéo événementielle qui collera au plus près à vos exigences et vos ambitions de communication.

Pour ce faire, il est essentiel que vous envisagiez la vidéo d’événement sous toutes ses coutures… ou plutôt ses trois grandes déclinaisons. Appelons-les donc ici les “3 grandes familles de vidéos événementielles”.

Avant l’événement : le teaser, pour informer et susciter l’envie

Un peu comme la bande-annonce au cinéma, le teaser vidéo doit déclencher l’intérêt du spectateur et lui donner envie d’assister à votre événement.

Votre mission si vous l’acceptez : en montrer juste suffisamment pour mettre en appétit vos auditeurs, mais sans trop en dévoiler. Ah, l’art du suspens…

Concrètement, la réalisation de votre teaser va s’appuyer sur des images tournées pour votre film événementiel, condensées en version ultra-courte pour pouvoir être diffusées facilement par mail ou sur les réseaux sociaux. Veillez à utiliser des visuels convaincants et fédérateurs qui témoignent de la convivialité et du dynamisme des échanges entre les participants, par exemple.

Vous n’avez pas encore filmé votre événement ? Pas de problème, vous pouvez réutiliser les rushes de vos éditions précédentes… ou même avoir recours à des banques de vidéos libres de droit si c’est votre tout premier événement. Pexels, Pond5 ou PlayPlay feront à coup sûr votre bonheur.

Mais prenez garde, pour être percutant et capter l’attention du public, votre teaser :

• Ne doit pas excéder les 30 secondes : votre mini-vidéo doit aller à l’essentiel et entrer dans le vif du sujet en donnant des informations utiles et pratiques – telles que la date, l’heure et le lieu de rendez-vous

• Doit attirer l’œil dès les 8 premières secondes : c’est le temps de “cerveau disponible” moyen des internautes, selon une étude de Microsoft. Pour contourner la dure loi du scroll, pensez donc à introduire votre sujet avec un titre accrocheur et des images dynamiques (un GIF fonctionnera très bien aussi)

Pendant l’événement : le live, pour émouvoir et engager

Autrefois, la retransmission de vidéo en direct était exclusivement réservée à la télévision. Mais ça, c’était avant.

Avec l’avènement des réseaux sociaux tels que YouTube et Facebook, le live streaming a su s’imposer comme le nouvel eldorado des organisateurs d’événements.

Et les chiffres parlent d’eux-mêmes : d’après une étude de Facebook, les vidéos en direct sont regardées 3 fois plus longtemps que les vidéos ordinaires. Mieux encore, les vidéos live génèrent 10 fois plus de commentaires que les vidéos préenregistrées !

Vous l’aurez compris : pendant votre événement, la vidéo live a tout pour séduire.

Il faut dire que la captation d’événement en direct a ses petits avantages. En plus d’affirmer votre dynamisme, d’apporter de l’interactivité et de retransmettre en temps réel les moments-clés de votre soirée ou workshop, vous offrez la possibilité à celles et ceux qui n’ont pas eu la chance d’être présents de vivre une expérience unique à distance. Et ça, ça n’a pas de prix.

On dit que les absents ont toujours tort. Avec le live, donnez-leur plutôt raison de s’engager… et d’assister physiquement à vos futurs événements.

Après l’événement : l’aftermovie, pour capitaliser après le jour J

Si la vidéo événementielle s’avère être un excellent outil pour promouvoir votre événement en amont et le rendre vivant le jour J, le format audiovisuel est d’autant plus pertinent pour prolonger ce moment mémorable de votre entreprise dans le temps.

En effet, il est important pour votre société de rendre compte a posteriori de votre événement pour pouvoir augmenter sa portée et son impact social.

En ce sens, créer une vidéo rétrospective qui retrace – à la manière d’un reportage vidéo – les moments forts de votre événement aura un écho très positif auprès d’un public plus large. Imaginons que vous organisiez un congrès d’entreprise : grâce à un aftermovie, ce dernier pourrait (virtuellement) rassembler 10 000 personnes, là où votre événement ne rassemblait “que” 500 invités physiques.

Cette vidéo post-événement aura alors non seulement un impact positif sur votre communication événementielle, mais vous pourrez également faire profiter vos clients, sponsors et partenaires d’une jolie retombée additionnelle. Elle est pas belle la vie ?

Bref, l’aftermovie événementiel, c’est un peu votre best of. Synthétisez le message de votre entreprise dans un film court, pêchu et rafraîchissant qui résume et met en valeur votre événement sous tous ses angles.

Un conseil : pensez également à intégrer du contenu inédit qui offrira une plus-value à votre vidéo événementielle. Coulisses des préparatifs, interviews de participants… Toutes les audaces sont permises. En prime, ces images pourront être réutilisées pour votre teaser de l’année prochaine.

Avant le tournage, organisez votre logistique

Bienvenue dans la phase de pré-production.

Ici, il s’agit de préparer la captation vidéo en amont du tournage. Autrement dit, vous allez devoir effectuer un gros travail de repérage pour identifier les moyens techniques et humains nécessaires à la réalisation de votre vidéo événementielle.

Repérage des décors, choix du matériel, rédaction du script vidéo et du storyboard, constitution de votre équipe de tournage… sont autant d’étapes indispensables pour créer un film événementiel de qualité.

Spoil : un tournage vidéo de qualité requiert peu de ressources humaines et matérielles (promis).

Repérez les lieux du tournage

Vous voulez emmener tout votre beau petit monde dans un lieu qui sort de l’ordinaire ? Dans un zénith, une salle de concert, un hôtel, en extérieur ou même à l’étranger ?

Peu importe le lieu de votre événement, il est indispensable de vous rendre sur place en amont du tournage afin d’envisager les possibles prises de vue.

Il n’y a pas de secret : pour réaliser la meilleure vidéo événementielle qui soit, vous devez connaître votre lieu de tournage sur le bout des doigts. Voici quelques bonnes pratiques à appliquer avant d’enclencher la caméra :

• Décrivez de façon complète le lieu, pièce par pièce
• N’hésitez pas à prendre des photos avec votre téléphone
• Demandez un plan du site au propriétaire du lieu

Ces astuces vous permettront rapidement de vous faire une idée claire du lieu de tournage et d’imaginer des plans qui répondent aux objectifs de votre vidéo événementielle.

Rédigez un script et un storyboard

Le repérage des lieux vous a donné plein d’idées de plans ? Génial ! Il est maintenant temps de les noter et de les illustrer au sein d’un script et d’un storyboard.

Le script, c’est le scénario sur lequel va s’appuyer le vidéaste en charge de votre vidéo événementielle pour capter les images-clés au bon moment, au bon endroit. Pour ce faire, détaillez les points suivants :

• Les scènes-types à capter : la plénière, le buffet, le showroom des produits, les interviews des participants…
• Les besoins matériels : stabilisateur, micro portatif, drone, caméra ultra HD…
• Les optiques et mouvements de caméra : plan rapproché, grand angle, plan panoramique, longue focale…
• Les éclairages
• Le son

Le storyboard, c’est tout simplement la version illustrée de votre script. Il s’agit de visualiser le tournage de votre vidéo événementielle dans son ensemble : jingle de début, trame de l’histoire, scènes-clés, message à faire passer, jingle de fin…

Ici, nul besoin d’aller chercher midi à quatorze heures: un Powerpoint imagé qui découpe plan par plan le tournage fera amplement l’affaire.

Choisissez le bon matériel

Maintenant que vous avez une belle vue d’ensemble de votre tournage, intéressons-nous au matériel nécessaire pour réaliser votre vidéo événementielle.

Le kit de base d’un bon caméraman contient :

• Un micro tel que le Rode VideoMicro, pour capter les sons ambiants (rires, applaudissements…) qui donnent de la vie à votre film événementiel. Pour vos interviews, préférez un micro-main sans fil, de type Sennheiser ew 135. En bonus, on vous conseille de vous équiper d’une rycote qui viendra réduire les sons nuisibles tel que le vent si vous tournez en extérieur.
• Un stabilisateur, pour réaliser une vidéo événementielle de qualité professionnelle. Optez plutôt pour un stabilisateur mécanique, comme le Glidecam HD-2000 : moins cher, il est surtout plus fiable car il n’y a pas de batterie à recharger.
• Et évidemment, un objectif numérique qui permet une captation en HD et en 4K. Un conseil : si vous devez beaucoup marcher ou courir, emportez un appareil petit et léger comme le Sony A7SII ou le Lumix GH5 (votre dos vous remerciera).
• Sur de petits événements ou si vous êtes peu d’organisateurs, un smartphone doublé d’un stabilisateur peuvent amplement faire l’affaire et vous permettront d’être plus flexible.

En fonction du lieu et de vos objectifs, vous pourriez aussi avoir besoin d’un drone, de projecteurs ou encore de hauts-parleurs… D’où l’intérêt de concocter un storyboard aux petits oignons.

Constituez votre équipe de tournage

Puisque vous avez fait le choix de créer votre vidéo événementielle comme un chef, vous aurez besoin de constituer votre équipe de choc qui sera en charge de la production audiovisuelle.

Ici, pas besoin de chercher trop loin. Désignez simplement :

• Un vidéaste, chargé de capter les images-clés sur le tournage
• Un monteur, chargé de trier les rushes et créer le montage vidéo

En fonction de votre script, il est possible que vous ayez besoin de plusieurs mains sur les lieux pour varier les plans. Dans ce cas, il suffit de nommer expressément le rôle de chaque vidéaste et le tour est joué !

Vous pouvez tout aussi bien tout réaliser de A à Z. Dans ce cas, demandez aux membres de votre équipe ou à d’autres collaborateurs de filmer spontanément avec leur smartphone de petits bouts de l’événement. Vous récupérerez ainsi de précieuses images.

Tout est bon ? La logistique de votre tournage est fin prête ? Passons aux choses sérieuses.

Pendant le tournage, captez la spontanéité

Nous y voilà, c’est le fameux jour J de votre événement.

Si les enjeux et la logistique de votre film ont été spécifiés avec soin, le tournage de votre vidéo événementielle devrait se passer comme sur des roulettes.

Toutefois, parce que PlayPlay a à cœur de vous aider à créer une vidéo digne d’un Spielberg, voici deux points sur lesquels veiller tout au long du tournage :

• La qualité sonore : souvent négligé au détriment de l’image, le son est pourtant essentiel à la réussite de votre film événementiel. Dans le cadre d’une interview, par exemple, pensez à munir votre interlocuteur d’un micro-cravate pour éviter tout bruit parasite.
• La qualité visuelle : pour optimiser au maximum la qualité d’image de votre vidéo événementielle, il est important de respecter quelques règles visuelles de base comme la règle des tiers (le fait de placer les éléments-clés du plan sur les “lignes de force” de l’écran, et non au milieu, pour dynamiser le tout). Pensez également à bien éclairer vos sujets : vous ne voudriez tout de même pas qu’un mauvais éclairage ternisse votre chef-d’œuvre…

Une fois ces détails techniques réglés, il ne vous reste plus qu’à capter la fraîcheur et la spontanéité de votre événement.

N’hésitez pas à filmer tout ce que vous pouvez, quitte à consacrer plus de temps au découpage des rushes lors du montage final. Les points de rencontre et les moments-clés, mais aussi les préparatifs, les moments de détente ou les manifestations les plus discrètes… Tout vaut la peine d’être filmé. C’est bien connu, les détails font la perfection !

Après le tournage, soignez votre montage vidéo et sa diffusion

Votre vidéo événementielle est dans la boîte ? Félicitations, vous avez fait le plus dur. Il s’agit désormais de créer un montage vidéo pêchu et impactant… et de le diffuser sur la Toile.

Montage vidéo : faites passer un message clair

Les ingrédients de cette phase de post-production ? De la créativité, et du bon sens.

À partir des rushes créés lors de votre événement, votre monteur, si ce n’est vous-même, va venir sélectionner minutieusement les prises de vue les plus pertinentes qui figureront sur votre vidéo finale.

Soignez ensuite l’habillage graphique, les animations et les transitions de votre vidéo événementielle à l’aide d’un logiciel de montage. Si Final Cut et Adobe Premiere vous effraient, optez pour un outil simple et sans prise de tête. L’occasion de tester la plateforme en ligne PlayPlay : faites-vous plaisir, c’est gratuit pendant 7 jours !

Motion design, ajout de filtres, infographies… sont autant de retouches qui rendront sexy vos séminaires et autres événements d’entreprise. Néanmoins, attention à ne pas tomber dans l’effet “sapin de Noël”. Les effets spéciaux, oui, mais avec parcimonie !

Dernier point : au-delà d’un enchaînement d’images et de retouches, votre montage vidéo doit refléter les enjeux de votre événement et transmettre une vraie information. Plus votre message sera clair, plus votre vidéo événementielle marquera les esprits.

Pour ce faire, il est primordial de réfléchir à la structure de votre film événementiel. Souhaitez-vous agencer votre vidéo chronologiquement par rapport à l’événement (la conférence, le buffet, la soirée…) ? Ou préférez-vous articuler votre storytelling autour de messages-clés (vos valeurs, vos collaborateurs…) ?

Dans tous les cas, adoptez un ton original et intégrez sous forme de sous-titres des informations pratiques qui illustrent l’ampleur de votre événement – à savoir :

• Des mots-clés, pour mettre l’emphase sur la thématique de votre événement, les valeurs de votre entreprise, votre nouveau produit, le poste de vos collaborateurs…
• Des chiffres et des dates clés, pour spécifier le nombre de participants, la date et la durée de l’événement…

Diffusez votre vidéo stratégiquement

Pour bénéficier de l’impact grisant de votre vidéo événementielle, faire “joli” ne suffit pas. Il faut savoir la diffuser sur les bons canaux !

La bonne nouvelle, c’est que le format vidéo offre de multiples possibilités de diffusion, en interne comme en externe. En voici quelques-unes et nos suggestions pour les optimiser :

Vos réseaux sociaux (Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter)

Vous n’êtes pas sans savoir que la vidéo est aujourd’hui le média roi sur les réseaux sociaux, particulièrement sur Facebook où le format audiovisuel explose. Et ce ne sont pas vos confrères qui diront le contraire : 81% des professionnels du digital disent préférer Facebook pour leurs opérations de marketing vidéo (Buffer).

Petits conseils : privilégiez les micro-contenus (teaser, court-métrage événementiel) et publiez en native (directement sur Facebook). Vos vidéos auront une portée dix fois supérieure (Socialbakers).

Les plateformes vidéo (YouTube, Vimeo)

Avec plus de 3 milliards de requête effectuées chaque mois, YouTube est le deuxième moteur de recherche mondial, juste derrière Google. Vous auriez tort de ne pas profiter de sa force de diffusion pour vos vidéos d’événement !

En fonction de votre fréquence de publication, la création de playlists (“Nos teasers”, “Nos reportages événementiels”, “Nos interviews”, etc) peut s’avérer pertinente.

Votre site d’inscription événementiel

La publication d’une vidéo événementielle sur votre site d’inscription est un moyen efficace d’engager votre public-cible.

Un conseil, affichez votre vidéo en page d’accueil : les landing pages qui contiennent une vidéo peuvent augmenter de 80 % votre taux de conversion (Unbounce). Impressionnant, hein ?

L’emailing

Pour une communication plus percutante, incorporez votre vidéo événementielle dans vos mails internes et newsletters. Pourquoi ? Car en intégrant une vidéo dans vos emails marketing, vous augmentez votre taux de clics de 96 % (Vid-Marketing). De quoi donner un bon coup de projecteur à votre film événementiel !

Les relations presse et les influenceurs

80% des internautes sont davantage réceptifs aux vidéos partagées par des pairs. Pour booster la visibilité de votre vidéo événementielle, faites donc appel à des blogueurs, journalistes ou même à vos collaborateurs en leur demandant d’être vos ambassadeurs. Rien de mieux que le bon vieux bouche-à-oreille.

Le réseau social interne

Yammer, Jive, Facebook Workplace... Quel qu’il soit, le réseau social interne reste un des meilleurs moyens de diffuser votre vidéo pour un événement interne, comme un séminaire ou une soirée d’entreprise !

Pensez aussi à partager le compte-rendu d’un événement externe réussi pour valoriser les équipes organisatrices et informer les collaborateurs sur les actualités de l’entreprise.

Allez, plus d’excuse : vous connaissez désormais tous les composants pour créer et diffuser, facilement et efficacement, votre propre vidéo événementielle de A à Z.

À vos caméras !