Communication interne : comment créer l’engagement des collaborateurs

Incroyable mais vrai : la communication interne, enjeu pourtant capital de toute bonne organisation, écope de la réputation de vilain petit canard chez les entreprises françaises. En témoignent ces chiffres :

• Sur les 46,2 milliards d’euros dépensés chaque année dans le secteur de la communication globale, la communication interne représente… seulement 2,2 % des dépenses (soit 1 milliard d’euros).
• Faute d’investissements suffisants ou adéquats, seuls 45 % des collaborateurs de grandes entreprises se disent satisfaits de la communication interne appliquée dans leur société.

Heureusement, le bon communicant que vous êtes a su mesurer l’importance de soigner sa communication interne. Tantôt vecteur de cohésion et de stabilité, tantôt source de productivité au sein des équipes, une comm’ interne bien ficelée est a fortiori l’assurance d’une entreprise prospère… et de collaborateurs épanouis !

Seulement, pour communiquer efficacement au sein de votre entreprise, encore faut-il savoir monter une stratégie de communication interne qui engage (vraiment) vos parties prenantes.

Ça tombe bien : cet article est là pour vous guider pas à pas. Des bons outils à adopter à l’optimisation de votre stratégie, découvrez toutes les clés de succès pour améliorer votre communication interne et engagement.

Définir les objectifs de sa stratégie de comm’ interne 

Devinette : quel est le point commun entre le succès d’une entreprise et une bonne communication interne ?

Roulements de tambour : les deux ne laissent jamais rien au hasard.

Eh oui, communiquer en interne est loin de se limiter à la publication de contenus en veux-tu, en voilà sur la vie d’entreprise. À l’instar de sa cousine, la communication externe, la comm’ interne doit faire l’objet d’une véritable réflexion stratégique aboutissant sur un plan d’action cohérent et structuré.

Que vous travailliez pour une entreprise moyenne ou une multinationale, vous pourriez ainsi lancer une campagne de communication interne pour…

• Motiver : valorisez le rôle et les talents de vos collaborateurs, notamment en les poussant à l’innovation et l’intrapreneuriat. L’intérêt est double : vous augmentez la profitabilité de votre entreprise grâce à l’investissement personnel de vos collaborateurs … tout en vous démarquant de la concurrence !
• Rassurer : en période de crise ou de conduite de changement, accompagnez vos collaborateurs jusqu’au retour “à la normale”. Dans l’hypothèse où votre entreprise fait faillite, vous pourriez ainsi utiliser votre comm’ interne comme un instrument de résilience en apportant un soutien psychologique à vos collègues.
• Informer : tenez les salariés au fait de l’actualité de votre entreprise, en partageant des informations utiles pour tous, comme l’arrivée d’une nouvelle recrue ou la mise en place d’un nouveau plan social.
• Promouvoir : lancer et partager un nouveau projet ou service en interne, mettre en lumière les talents de votre entreprise dans le cadre d’une démarche d’employee advocacy… Toutes les occasions sont bonnes pour célébrer les innovations de votre entreprise.
• Former : offrez à vos collaborateurs l’opportunité de monter en compétences, notamment via le financement de formations professionnelles par votre entreprise.
• Fédérer : il s’agit de créer un sentiment d’appartenance et d’impliquer vos collaborateurs, en capitalisant sur les valeurs de l’entreprise. Vous pourriez, par exemple, encourager le travail collaboratif sur une thématique environnementale, dans le cadre de votre communication RSE. De quoi donner du sens aux actions de vos collaborateurs… et les motiver toujours plus à s’impliquer dans la réussite de votre entreprise.

Vous l’aurez compris : en tant que communicant ou journaliste d’entreprise, votre rôle ne se limite pas seulement à émettre des contenus internes. En parfait connaisseur de la culture d’entreprise, vous jouez davantage un rôle de “générateur de lien et de sens commun”, à même d’accompagner vos collaborateurs sur telle ou telle problématique. D’où l’importance de fixer vos objectifs en amont !

Et pour vous, c’est quoi, la finalité de votre communication interne ?

Vous envisagez de créer une vidéo de communication interne mais vous ne savez pas par où commencer ? PlayPlay est la solution idéale pour transformer vos idées en contenu vidéo percutant. Fort d'une interface utilisateur intuitive et de modèles préconçus, PlayPlay simplifie la création de vidéos qui encouragent l'engagement des employés et renforcent l'esprit d'équipe. Faites passer vos messages internes avec clarté et créativité, et ce, même sans compétences techniques avancées en montage vidéo. Grâce à PlayPlay, rapprochez-vous de vos collaborateurs par des communications visuelles impactantes et mémorables.

Collaborer avec d’autres départements 

C’est bien connu : seul on va plus vite, ensemble on va plus loin. Et votre stratégie de communication interne ne déroge pas à la règle !

Afin d’exploiter tout le potentiel de votre comm’ interne, pensez à adopter une logique d’intelligence collective en collaborant avec d’autres départements de votre entreprise.

Et pour cause ! Travailler main dans la main avec différents services (Ressources Humaines, Marketing, Direction Générale...) augmentera considérablement vos chances d’atteindre vos objectifs stratégiques… en associant vos expertises respectives. En prime, parler d’une seule voix insufflera davantage de cohérence et de crédibilité à votre image de marque. Malin, non ?

Voici quelques cas de figure qui devraient vous convaincre d’inclure votre communication interne dans une démarche générale :

Ressources humaines x comm’ interne

Dans le cadre de votre démarche QVT (Qualité de Vie au Travail), vous cherchez à communiquer sur les leviers d’épanouissement auprès de vos collaborateurs ? Optez pour le lancement d’une newsletter dédiée à la conciliation vie professionnelle / vie personnelle, en étroite collaboration avec la direction des RH.

En bonus, l’impact de votre marque employeur n’en sera qu’amplifié. Elle est pas belle, la vie ?

Marketing x comm’ interne

Dans le cadre du lancement d’un nouveau produit ou service, vous souhaitez encourager vos collaborateurs à endosser le rôle d’ambassadeurs ? En collaboration avec la comm’ externe et/ou le marketing, diffusez sur YouTube des interviews originales de salariés expliquant, face caméra, pourquoi votre nouvelle offre est si fabuleuse.

L’avantage est double : vous amplifiez le sentiment d’appartenance de vos collaborateurs… tout en boostant les leads de votre entreprise. Vos collègues marketeurs vous remercient déjà.

Management x comm’ interne

Parce que l’humain est au cœur de vos préoccupations, vous souhaitez échanger de vive voix avec vos collaborateurs et entretenir la motivation des équipes ? Organisez une activité de team building en collaboration avec la Direction Générale de votre entreprise.

Ici encore, c’est donnant-donnant : vous vous montrez reconnaissants envers vos forces vives, tout en offrant aux managers une meilleure vision de ce que pensent leurs salariés. De quoi limiter les conflits d’intérêts et encourager l’esprit d’équipe !

Choisir ses canaux de communication interne 

Ça y est, vos objectifs stratégiques sont plantés ? Génial : vous allez maintenant pouvoir choisir les actions et les moyens à mettre en œuvre pour faire rayonner votre comm’ interne.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe de nombreux canaux de communication interne pour engager efficacement vos collaborateurs. Support web ou papier, écrit ou oral… À vous d’identifier le ou les outils de communication interne qui collent le plus à vos ambitions.

Mais attention ! À l’instar de vos objectifs stratégiques, le choix de vos leviers de communication n’est pas le fruit du hasard. Vous ne voudriez tout de même pas que vos collaborateurs perçoivent vos leviers comme des gadgets sans réelle utilité ?

Un mot d’ordre : adaptez toujours votre mode de communication à votre public-cible. Et bien sûr, veillez à rester cohérent avec l’ADN de votre société, faute de quoi vos collaborateurs ne s’identifieront pas à votre culture d’entreprise.

Pour vous aider à faire le bon choix, jetez un œil aux principaux canaux de communication interne :

• Newsletter interne : levier privilégié par 86 % des communicants internes, la newsletter est également le support de communication le plus apprécié par les salariés. En effet, 91 % des collaborateurs disent apprécier de recevoir de l’information par mail sur la vie de leur entreprise. Intéressant, n’est-ce pas ?
• Activité interne : particulièrement efficaces pour fédérer vos troupes, les rendez-vous réguliers (stand-up du lundi, petit déjeuner du vendredi…) sont idéaux pour communiquer vos objectifs hebdomadaires, ou tout simplement passer un bon moment entre collègues .
• Boîte à idées : outil-phare de la communication ascendante, la boîte à idées permet à tout un chacun de s’exprimer et faire remonter des désidératas (personnels ou collectifs) sur l’organisation interne. Particulièrement apprécié du service RH, ce levier favorise non seulement les innovations et prises d’initiative… mais prouve aussi que l’avis de vos collaborateurs compte (vraiment) pour vous. De quoi booster toujours plus l’empowerment et la motivation de vos parties prenantes !
• Journal interne, livret d’accueil, notes de service : à la manière d’un magazine d’entreprise, il s’agit de présenter votre entreprise et vos collaborateurs (organigramme, plan de site…), vos projets, vos réussites ou encore vos dernières actualités (portes ouvertes, anniversaire d’entreprise…).
• Réunions (conventions, séminaires, team building) : vous souhaitez échanger de vive voix avec tout le personnel pour recueillir des avis en direct ? Organisez régulièrement des sessions d’échanges hiérarchie-salariés pour prendre le pouls de vos collaborateurs. Si les réunions en présentiel ne sont pas envisageables, optez pour un logiciel de communication à distance comme Skype ou Hangouts.
• Intranet et réseaux sociaux d’entreprise (RSE) : 76 % des professionnels de la communication disent apprécier utiliser l’intranet pour mettre en commun des données professionnelles ou des documents officiels. Pour les collaborateurs, ce chiffre grimpe à 78 % ! Mais attention à ne pas vous cantonner aux messages trop formels : pour engager vos parties prenantes sur l’intranet, vous devrez user de votre créativité pour leur apporter une vraie valeur ajoutée (challenges, vidéos drôles de collaborateurs, carte interactive des meilleures restaus aux alentours…). Et pour une communication interne toujours plus conviviale, optez aussi pour les réseaux sociaux d'entreprise (Workplace, Yammer, Joincube), talkspirit chats professionnels (Slack, Microsoft Team) et autres groupes privés sur LinkedIn et Facebook. Cependant, si vous souhaitez booster votre communication sur l'intranet, découvrez comment avec 3 idées de vidéo.
• Affichage (panneau imprimé, écran vidéo) : populaire dans la comm’ commerciale et le marketing, l’affichage est un support idéal pour relayer des informations sur la sécurité, le règlement intérieur ou même des services annexes à disposition des collaborateurs. Notre conseil : pour interpeller (et engager) vos collaborateurs de façon optimale, déployez vos espaces d’affichage dans des endroits fréquentés (hall, cafétéria, salles de réunion...).

Dernier conseil : pour offrir à votre comm’ interne tout l’engagement qu’elle mérite auprès de vos collaborateurs, préférez une stratégie dite “cross-canal”. Vous pourriez, par exemple, organiser une réunion sur les succès du dernier trimestre… puis en faire un résumé imagé via votre newsletter interne.

Varier les formats de contenus partagés 

Maintenant que vous avez sélectionné le ou les leviers de communication de vos rêves, il est temps de passer aux choses concrètes : le choix des contenus à diffuser.

Voici quelques exemples de formats éditoriaux pour vous inspirer :

• Un blog interne pour informer sur les actualités de votre entreprise
• Un tutoriel vidéo pour former à un nouvel outil de gestion des congés
• Une interview dynamique et originale du CEO pour les vœux de fin d'année, ou encore une interview focus group pour échanger sur un projet avec les salariés
• Un portrait pour annoncer l’arrivée d’un nouveau collaborateur
• Une infographie pour partager les chiffres-clés de l’année
• Un podcast interne** pour sensibiliser vos collaborateurs à une thématique qui vous est chère (écologie, production locale, bonheur en entreprise…)

Mais d’ailleurs… Existe-t-il un format éditorial parfait ? Pas vraiment. La clé d’une comm’ interne réussie, c’est de tourner vos contenus vers les préoccupations de vos salariés. Pour ce faire, adaptez votre message à chaque type de collaborateur et focalisez-vous sur les besoins spécifiques des différentes communautés qui constituent votre entreprise.

Vous pourriez par exemple alterner...

• Les formats courts : pour angler vos communications sur un sujet bien précis, aller à l’essentiel, éliminer le “gras”
• Les formats longs : pour approfondir vos communications, apporter de la plus-value, édulcorer les propos de vos collaborateurs

Dans tous les cas, pensez d’abord vos contenus internes en termes d’utilité pour vos collaborateurs. Les messages éculés et impersonnels, c’est non !

Psst… Vous ne savez pas sur quoi axer vos contenus ? D’après une étude d’OpinionWay, les collaborateurs français souhaiteraient que leur service comm’ interne communique davantage sur :

• La stratégie de l’entreprise (20%)
• L’avenir de l’entreprise (17%)
• Les évolutions professionnelles (14%)
• Les résultats (12%)
• La reconnaissance (4%)
• L’ensemble (6%)

À vous de jouer !

Suivre un rythme de communication régulier 

Vous y êtes : des idées de contenus internes plein la tête, vous vous sentez fin prêt(e) à capter l’attention de vos collaborateurs en diffusant le bon message via le bon canal.

Minute papillon ! Avant de lancer votre superbe communication interne, il va d’abord falloir réfléchir à un rythme de communication bien précis.

Eh oui, en illustre professionnel, vous n’êtes pas sans savoir que la régularité est une condition sine qua non de toute bonne stratégie communicationnelle. Parce que vous avez tout intérêt à proposer une comm’ interne de qualité constante, posez-vous donc la question de la fréquence de vos communications.

Par exemple, souhaitez-vous envoyer une newsletter quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ? Envisagez-vous d’organiser des réunions trimestrielles, annuelles ? Ici, il pourrait être judicieux de déterminer votre fréquence en fonction de votre volume de contenu, par exemple.

Cela dit, peu importe votre rythme de communication : l’essentiel est de s’y tenir, pour démontrer votre professionnalisme, et tenir la promesse de rendez-vous que vous faites à vos collaborateurs.

Petit conseil : n’hésitez pas à créer des récurrences dans votre plan de communication interne, telles que des séries d’interviews vidéo pour présenter vos dernières innovations. L’idée ? Faire vivre votre stratégie sur le long terme, en créant des rendez-vous stimulants qui seront attendus… et donc engageants !

Impliquer les collaborateurs dans l'évolution de sa stratégie 

Un grand bravo : si vous lisez ces lignes, c’est que votre communication interne est déjà bien aboutie. Allez, encore un petit effort : il ne vous reste plus qu’à optimiser en continu votre stratégie de comm’ interne. La méthode agile, ça vous parle, non ?

Pour mesurer l’impact de votre communication auprès de vos collaborateurs, vous pourriez notamment :

• Récolter des retours constructifs de leur part, via un formulaire ou une enquête de satisfaction, par exemple
• Co-produire des contenus avec eux, si vos objectifs s’y prêtent

Pourquoi ? Parce qu’en plus de vous faire une idée fidèle de l’engagement de votre stratégie de comm’ interne… vous vous garantirez d’accompagner vos collaborateurs au plus près de leurs besoins spécifiques. Et c’est bien connu, personnalisation rime avec engagement !

Vous avez désormais toutes les cartes en main pour instaurer une communication interne efficace et moderne qui engage (vraiment) vos collaborateurs.

À vos marques, prêts… communiquez ! 🔥