Comment créer un plan de communication interne de A à Z : guide complet

Ces derniers temps, les événements s’enchaînent au sein de votre entreprise. Il y a quinze jours, c’était les 30 ans depuis la création. Dans 48 heures, place à un séminaire sur la qualité de vie au travail.

Et, dans à peine 3 semaines, vous allez devoir communiquer sur le lancement d’un nouveau produit, auprès de vos employés. Les tâches s’amoncellent. Les délais se réduisent. La course contre-la-montre ne s’arrête (presque) jamais.

D’où la nécessité d’adopter une organisation millimétrée permise par le plan de communication interne.

Alors cette fois, c’est décidé. En bon professionnel, vous allez élaborer un plan de communication interne de bout en bout. Voilà pour la déclaration d’intention. En termes de réalisation, pour ne rien oublier, il vous faut une véritable méthode.

Vous vous posez notamment la question suivante, qui conditionne toute la suite : par où commencer ?

À la fin de votre lecture, vous saurez exactement comment réaliser et réussir une stratégie de communication interne en 9 étapes clés, et atteindre vos objectifs.

Plan de communication interne : la feuille de route de vos actions à venir

Un plan de communication interne est un document qui présente la stratégie de communication à mettre en place à l’intérieur de votre entreprise.

Il est généralement mis en place par le ou la responsable communication, en collaboration avec les chargés de communication interne.

Il se compose notamment des éléments suivants :

• Objectifs
• Personas
• Thèmes à aborder
• Canaux de communication
• Fréquence et stratégie de diffusion
• Outils de mesure de l’audience

Pour l’élaborer, vous pouvez vous servir d’un logiciel de type tableur collaboratif comme Google Sheets, voire d’un outil de planification comme Trello ou Asana.

Pour vous donner un ordre d’idée du rendu final, voici un exemple de plan de communication interne :

Pourquoi bâtir un plan de communication interne ?

Élément fondamental pour communiquer de manière efficace et organisée avec vos employés, le plan de communication interne peine pourtant à séduire la direction des entreprises.

60 % des entreprises mondiales n’ont pas de plan d’action explicite et improvisent leur communication interne.

La raison ? À tort, beaucoup (trop) de communicants associent le plan de communication interne à une tâche fastidieuse, dont ils peuvent se passer.

Pourtant, une communication interne bien maîtrisée présente plusieurs avantages. Mettre en œuvre une feuille de route tout au long de l’année vous aidera à :

• Stimuler l’engagement des employés et la productivité de vos équipes. 85% des employés se disent plus motivés lorsque l’entreprise communique régulièrement auprès d’eux.
• Diffuser vos messages et vos actions de communication interne de façon claire et cohérente au sein des différents services de votre entreprise.
• Développer une marque employeur forte et la culture d’entreprise en renforçant le sentiment d’appartenance de vos employés.
• Créer un esprit d’équipe et tisser des liens entre vos salariés en les impliquant via des rendez-vous récurrents, à l’image de l’interview mensuelle d’un collaborateur, par exemple.
• Obtenir des retours précieux de votre personnel pour affiner/rectifier les actions de communication interne prévues.
• Vous adapter aux exigences du travail à distance, qui nécessite des processus de communication bien rodés, tant au niveau de la communication interne qu’externe.

Si votre enjeu est d'améliorer la communication en entreprise, nous vous partageons une liste d'idées supplémentaires. Comme vous l'aurez compris, une bonne communication permet d'élaborer de l'engament auprès de vos collaborateurs.

Vous maîtrisez à présent les enjeux liés à une stratégie de communication interne. Tout de suite, place à sa mise en œuvre stratégique.

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Comment faire un plan de communication interne en 9 étapes

Étape 1 : Faites un audit de l’existant, pour partir sur de bonnes bases

Quel est l’état des lieux de la communication interne au sein de votre entreprise ? Voilà la première question à laquelle vous devez répondre en démarrant la création de votre plan de communication interne.

Que vous ayez déjà une feuille de route en place, ou pas, l’idée ici consiste à comprendre ce qui fonctionne et ce qui marche moins bien, pour améliorer l’ensemble.

Commencez par faire un point général sur votre stratégie de communication interne en répondant dans le détail aux questions suivantes :

• Quel est l’état actuel de la communication interne au sein de votre entreprise ?
• Quels types d’outils et de formats utilisez-vous pour communiquer les informations en interne ?
• Qui est impliqué dans votre processus de communication interne, au niveau humain et matériel ?

Ensuite, adressez-vous directement à vos employés et collaborateurs. Un projet de communication est avant tout un projet d’entreprise.

Par ailleurs, vous avez tout intérêt à co-construire votre plan de communication interne avec les différents pôles impliqués dans la réussite de votre entreprise : service ressources humaines, service marketing, ou encore service de communication externe.

Recueillez leurs retours et besoins en activant par exemple les leviers suivants :

• Déployez un sondage interne ou planifiez des interviews pour demander leur opinion à vos collaborateurs sur vos actions internes actuelles, quel que soit leur poste dans l'entreprise. Demandez-leur par exemple s’ils estiment que votre communication interne est efficace, comment ils l’amélioreraient, et s’ils trouvent que la diffusion de vos messages est claire et facile à trouver.Des outils comme Google Forms (gratuit) ou SurveyMonkey (payant) vous aideront à concevoir des sondages.
• Utilisez une messagerie interne (type Slack ou Teams) pour faciliter le partage d’idées, de commentaires ou de suggestions sur votre futur plan de communication interne.

Étape 2 : Fixez-vous des objectifs précis

Une fois l’audit conduit, place à l’étape n°2 de l’élaboration de votre plan de communication interne : la définition de vos objectifs.

Une question centrale découle de cela : pourquoi souhaitez-vous créer un plan de communication interne ? Plusieurs raisons peuvent expliquer votre volonté, comme vous l’avez vu au début de cet article.

Par exemple, vous souhaitez peut-être améliorer la productivité de vos équipes, afin de développer votre chiffre d’affaires.

Quels que soient les objectifs de communication, une bonne pratique consiste à les décrire en suivant la méthode SMART. Cette dernière se base sur 5 critères :

• Spécifique (le « S » de SMART) : quel objectif poursuivez-vous précisément ?
• Mesurable : comment quantifiez-vous le résultat de votre stratégie ?
• Atteignable : pouvez-vous réaliser cet objectif dans le temps imparti, avec les ressources dont vous disposez ?
• Réaliste : est-ce que cet objectif aura un effet bénéfique sur votre stratégie de communication ?
• Temporellement défini : sous combien de temps comptez-vous mettre en place cet objectif ? Vous devez fixer une date limite pour vous employer à 100% sur la tâche en question.

Dans le cadre de votre stratégie de communication interne, vous envoyez peut-être une newsletter mensuelle, qui vous sert à récapituler les actions internes menées au cours des dernières semaines.

Un objectif SMART pourrait être : “augmenter le taux d’ouverture de votre newsletter de 30 % au cours des 3 prochains mois”.

Étape 3 : Déterminez vos personas et le budget alloué

Bien sûr, en parallèle, une excellente connaissance de votre cible reste nécessaire pour définir des objectifs précis, et communiquer les informations en interne de façon efficace.

Faites le point sur les personnes à qui vous souhaitez vous adresser, afin d’adapter votre message en fonction de leur position hiérarchique, de leur service, de leur âge ou encore de leurs centres d’intérêt.

Allez-vous vous adresser à tous vos employés en même temps ? Aux responsables de vos différents services ? À vos commerciaux ?

En fonction de vos réponses, n’hésitez pas à segmenter vos communications.

Étape 4 : Définissez les thèmes à aborder dans votre plan de communication interne

Vous avez une vision claire de vos objectifs et de vos auditeurs : réfléchissez maintenant aux grandes thématiques que vous aimeriez aborder dans vos communications internes, en prenant soin d’indiquer l’objectif, la cible et l’angle souhaité.

Certains sujets devront probablement être abordés en priorité, d’autres déclinés sous plusieurs formats.

Pour éviter toute communication corporate hasardeuse ou faux pas stratégique, anticipez l’organisation de vos campagnes de communication interne plusieurs mois à l’avance en vous appuyant sur :

• Les marronniers de l’année à venir : anniversaire de l’entreprise, séminaire annuel, traditionnels vœux de Noël du PDG etc.
• Vos statistiques de performance de l’année précédente. Ces données vous seront d’une aide précieuse pour identifier les sujets les plus appréciés par vos collaborateurs, les campagnes les plus engageantes, ou encore les formats éditoriaux les plus populaires auprès de vos cibles.
• Vos collaborateurs. Demandez-leur leur avis et proposez-leur de créer eux-mêmes du contenu à repartager pour les responsabiliser : une entreprise dont les employés sont très impliqués génère 21 % de bénéfices en plus.

À côté de cela, vous serez aussi dépendant de l’actualité, qui ne peut pas toujours être anticipée.

Tous les événements qui y seront liés devront figurer dans votre plan de communication interne, à l’image du lancement d’un nouveau produit ou de l’organisation d’un événement intra-entreprise de type séminaire.

Étape 5 : Choisissez des formats de communication variés

Réussir son plan de communication interne passe ensuite par l’inventaire des formats éditoriaux que vous utiliserez pour vos futures communications.

Les messages que vous allez diffuser doivent être informatifs, clairs, précis et engageants, tout en donnant envie d’être consultés par votre public.

Pour cela, vous pouvez emprunter deux chemins, tous les deux en même temps, si besoin :

• La voie de l’écrit, qui se matérialise par exemple à travers un magazine d’entreprise papier ou une newsletter.
• La voie de l’oral, lors de réunions, rendez-vous d’entreprise et autres conversations par téléphone. Vous pouvez aussi faire passer un message dans un podcast interne.

Parmi les formats qui ont le vent en poupe, il y a aussi la vidéo. Vous pourriez l’utiliser pour réaliser des interviews de salariés ou des tutoriels pour former vos personas à un nouveau logiciel de gestion.

Les avantages du format vidéo pour la communication interne sont nombreux :

• Elle assure une image de marque moderne et dynamique.
• Puissant outil de storytelling, la vidéo est un format stimulant… et donc engageant.
• La vidéo est facilement consultable sur smartphone : et ça tombe bien, 80 % des employés consultent les informations de leur entreprise sur mobile.La vidéo est un format simple et rapide à produire, lorsque vous êtes doté d'outils intuitifs, qui guident votre conception vidéo : voyez par vous-même en essayant l’outil de création vidéo PlayPlay !

Étape 6 : Déterminez vos canaux de diffusion

Vous avez choisi les formats de votre plan de communication interne ? La question de leur diffusion va maintenant se poser.

Voici un éventail des différentes options à votre disposition pour rendre votre message visible et audible :

• L’intranet. Canal de diffusion classique par excellence, communiquer sur l’intranet permet de centraliser et de partager l’information avec une connexion contrôlée et sécurisée. Vous pouvez gérer les accès des utilisateurs, planifier vos projets et répartir des tâches de travail.
• Le magazine ou journal d’entreprise au format papier ou digital. Pratique pour informer votre équipe sur la vie de votre entreprise, un magazine fait le point sur les actualités passées et à venir. Appuyez-vous sur lui pour décliner vos résultats, vos stratégies et autres événements à venir. Ce support renforce également la culture d’entreprise.
• Toujours au format papier, pensez aussi aux flyers et autres affiches, utiles pour communiquer sur la tenue d’un événement interne, par exemple.
• La newsletter, un canal de diffusion simple à utiliser et peu onéreux par rapport au coût que représente l’impression d’un magazine, par exemple.
• Les réseaux sociaux d’entreprise (RSE) peuvent être adaptés pour une cible plutôt jeune, habituée aux pratiques digitales. Vous pouvez vous en servir pour établir une communication moins formelle que par e-mail, et diffuser l’information en temps réel, tout en encourageant le partage des savoirs (retours d’expérience, questions-réponses, etc.).
• Les logiciels de messagerie instantanée type Slack permettent également de faire circuler l’information, tout en favorisant la gestion documentaire (mise à disposition rapide de fiches de travail, par exemple). Ces outils de communication interne permettent aussi une meilleure réactivité.
• L’application mobile interne permet aussi de faire circuler l’information et se singularise par son accessibilité. Elle peut être consultée à tout moment et n’importe où, en particulier par vos collaborateurs en déplacement.Les réunions en équipe ou individuelles. Parfois, vous aurez bien sûr besoin de communiquer les informations de façon plus directe. Pour cela, rien ne remplace les réunions et rassemblements de groupe (séminaires, team buildings, annonce de recrutement de nouveaux employés, informations d'entreprise etc.). Si elles peuvent s’avérer chronophages, les réunions sont aussi nécessaires lorsque vous avez besoin d’évoquer des sujets plus complexes et voulez avoir un retour immédiat de vos collaborateurs sur votre plan de communication interne.

Étape 7 : Définissez une fréquence de communication optimale avec des rendez-vous éditoriaux

En professionnel du secteur, vous n’êtes pas sans savoir que toute bonne stratégie de communication exige de la régularité pour engager vos cibles. Votre plan de communication interne en entreprise ne déroge pas à cette règle.

Pour l’appliquer au mieux, réfléchissez à la fréquence de vos communications internes, avant de les diffuser. Allez-vous organiser des séminaires trimestriels, annuels ? Poster une vidéo toutes les semaines, tous les mois ?

Un conseil : privilégiez toujours la qualité à la quantité, au risque de provoquer le désintérêt (ou pire, l’agacement) de vos équipes de collaborateurs. Le mieux à faire est de stimuler la curiosité de vos cibles de façon périodique, en proposant de véritables « rendez-vous éditoriaux » :

• Le point actu du lundi sur l’intranet, pour faire le point sur la semaine écoulée et sur les défis de celle à venir.
• Le petit-déjeuner du vendredi au sein d’un service différent, à chaque fois.
• L’interview collaborateur du mois, pour renforcer le sentiment d’appartenance et faire découvrir plus en détail la personnalité d’un membre de votre entreprise.
• La newsletter récapitulative du trimestre, pour revenir factuellement sur la stratégie menées au cours des derniers mois et sur l’accomplissement éventuel des objectifs qui avaient été fixés en amont.

Étape 8 : Planifiez toutes vos communications internes pour gagner du temps

Une communication régulière, limpide et bien cadrée passe aussi par une planification de vos actions en amont.

Seulement, face à la diversité de formats, sujets et canaux de diffusion à prendre en compte, organiser efficacement vos éléments de communication devient un élément essentiel pour bien déployer vos différentes actions en temps et en heure.

Heureusement, il existe un outil tout-en-un pour garder le cap et s’assurer que votre plan de communication interne s’aligne avec vos différents formats éditoriaux : le planning éditorial.

Grâce à lui, soyez sûr de :

• Faciliter votre organisation et répartir les rôles et l'engagement de chacun en un clin d’œil.
• Surveiller les tâches en cours et à venir.
• Planifier à l’avance vos sujets et thématiques (l’anticipation, souvenez-vous !).
• Piloter une stratégie de communication d’entreprise 100% cohérente.
• Prévenir les périodes creuses de l’entreprise.
• Et surtout, gagner du temps au travail.

Étape 9 : Mesurez votre stratégie pour réajuster, si besoin

Tout est bon : vous avez commencé à distiller les différents messages prévus dans votre plan de communication interne.

Alors, vos actions sont-elles efficaces ? Pour en avoir une idée plus précise, intéressez-vous de près à des métriques clés, en rapport avec le canal de diffusion que vous choisirez :

• Le taux d’ouverture et de clics pour vos newsletters. Plus il est élevé, plus votre message génère de l’intérêt.
• Le nombre de vues sur une page publiée sur votre intranet.
• Le nombre de J’aime et de commentaires sur votre dernière vidéo, ou sur votre message publié sur votre réseau social d’entreprise.
• Le pourcentage de complétion d’un cours en ligne, si vous formez vos employés via un COOC (Cours interne en ligne).
• Le nombre de téléchargements de votre application interne.
• Le nombre de personnes ayant répondu à votre dernier sondage ou enquête interne.

Grâce à cela, vous disposerez d’un retour précis sur vos stratégies et verrez ce qui fonctionne, et ce qui marche moins bien. Vous serez alors en mesure de rectifier au plus vite pour répondre aux besoins et attentes de vos cibles.