Seuls 6 % des salariés français se disent engagés dans leur entreprise (Gallup). Par ailleurs, 25 % des d’entre eux estiment que la communication interne est insuffisante.
Ces deux chiffres ont-ils un lien de cause à effet ? C’est une hypothèse probable, tant on sait combien la communication interne a un rôle-phare à jouer dans le sentiment d’appartenance, le bien-être et la reconnaissance au travail.
Envie de faire mentir les chiffres et stimuler l’implication de vos salariés grâce à une méthode de communication interne robuste ?
À l’issue de ce guide, ce sera tout à fait possible : étapes stratégiques, outils, et bonnes pratiques vous y attendent, pour nourrir votre réflexion.
Qu’est ce que la communication interne en entreprise ?
On désigne par “communication interne en entreprise” toutes les actions qui visent à faire circuler l’information et les informations-clés entre les différents salariés de manière fluide et efficace.
Quels sont les 3 types de communication interne ?
La communication interne de l’entreprise se décline en trois types de communications différentes, que vous devez connaître.
La communication opérationnelle
La communication opérationnelle est une communication verticale, à double sens. Il s’agit d’échanges entre la hiérarchie et les employés qui permettent de diffuser les bonnes pratiques de collaboration en entreprise, et de remonter les expériences et avis qu’ont les salariés sur le sujet.
La communication motivationnelle
Elle vise à diffuser des contenus qui motivent les employés, les impliquent plus dans le quotidien de l'entreprise. Elle permet de maîtriser le passage de vos messages-clés corporate.
La communication interpersonnelle
Celle-ci est une communication horizontale et verticale, qui permet de favoriser les échanges entre chacun au quotidien.
En tant que responsable de la communication interne, vous avez un impact sur ces trois types de communications.
Quels sont les objectifs de la communication interne ?
Pour réussir à déployer une politique de communication interne efficace, vous devez avoir conscience des objectifs que vous poursuivez en menant vos différentes actions.
Parmi ces buts, vous pouvez notamment choisir de :
- Stimuler l’engagement collaborateur. On sait bien que ce dernier est l’une des clés de la productivité de vos équipes : des employés heureux sont en moyenne 13 % plus productifs au travail (Oxford University x BT).
- Diffuser vos communiqués d’entreprise de façon cohérente auprès de l’ensemble des employés.
- Développer votre culture d’entreprise, et doper le sentiment d’appartenance de chacun à votre organisation.
- Maîtriser votre marque employeur en externe, pour attirer des talents et fidéliser vos employés.
- Créer l’esprit d’équipe entre les différents employés, pour favoriser la cohésion et fédérer les pôles autour des valeurs de l’entreprise.
- Récolter des retours concernant votre entreprise de la part de vos salariés, pour améliorer les conditions de travail et les process en place.
- Favoriser le travail hybride. 47 % des entreprises françaises ont intégré une part de télétravail dans leur mode de fonctionnement (INSEE, 2023). Une tendance qui demande à ce que les modes de communication soient fluides, tant en présentiel qu’en travail à distance.
Autant d’objectifs à intégrer à votre propre planning de communication interne d’entreprise.
8 leviers de communication interne à intégrer à votre stratégie
Prenez le temps d’envisager les huit outils de communication interne suivants, et de découvrir les exemples de solutions existant sur le marché que vous pouvez déployer dans votre organisation.
La messagerie interne
La messagerie interne est l’outil de collaboration indispensable à toute entreprise aujourd’hui. Elle favorise les échanges synchrones entre les multiples employés, notamment ceux qui télétravaillent.
Les solutions vers lesquelles vous tourner :
- Slack
- Microsoft Teams
L’Intranet
Votre Intranet est une plateforme unique où vous diffusez tous les contenus de communication que vous avez produits. Chacun s’y rend régulièrement pour les consommer - et éventuellement échanger avec ses pairs.
Les solutions vers lesquelles vous tourner :
SharePoint
LumApps
VivaEngage
Le réseau social d’entreprise
Un réseau social d’entreprise est un outil de communication interne assez similaire à l’Intranet - à cela près que ses fonctionnalités sociales permettent aux employés d’échanger encore plus autour des thématiques internes qui leur tiennent à cœur.
Les solutions vers lesquelles vous tourner :
- Firstup
- Sociabble
La newsletter interne
La newsletter interne est un outil-phare pour passer vos communiqués d’entreprise. Il s’agit d’un canal que tous les collaborateurs utilisent, et qui permet de les fidéliser sur le long cours. Pour faciliter votre quotidien, vous pouvez même planifier vos newsletters à l’avance.
Les solutions vers lesquelles vous tourner :
- Mailchimp
- SendinBlue
La vidéo
Les vidéos sont des outils-clés pour dynamiser votre communication interne et externe. Il s’agit d’un format idéal pour créer un engouement auprès de votre audience, faire du storytelling, humaniser vos mots corporate, et impliquer vos collaborateurs dans l’entreprise.
La solution vers laquelle vous tourner : PlayPlay, la solution de création vidéo qui permet à des milliers d’équipes de communication de créer des vidéos professionnelles sans aucune compétence technique.
Mais pour réussir votre communication interne, il ne s’agit pas uniquement de déployer ces outils dans votre entreprise. Vous devez faire preuve de méthode, pour organiser votre processus de communication interne de façon cohérente.
Les sondages
Les sondages sont intéressants pour récolter les besoins et attentes de vos collaborateurs, et leur laisser un espace de libre-parole pour vous poser des questions concernant la vie de l’entreprise. Ils sont nécessaires pour optimiser votre communication par rapport à ce qu’attendent vos salariés au quotidien.
Les solutions vers lesquelles vous tourner :
- Typeform
- OfficeVibe
La plateforme d’onboarding
Votre plateforme d’onboarding vous permet de soigner l’accueil des nouveaux collaborateurs. Sur cette plateforme, vous leur présentez des contenus dédiés à leur intégration et à la culture d’entreprise, et vous les formez via des formats e-learning ou vidéo pédagogiques.
Les solutions vers lesquelles vous tourner :
- HeyAxel
- HeyTeam
La visioconférence
La visioconférence est devenu un outil incontournable à l’heure où le télétravail se démocratise. Côté communication interne d’entreprise, elle vous permet à la fois de faire des réunions et de digitaliser vos séminaires et vos moments informels si besoin.
Les solutions vers lesquelles vous tourner :
- Zoom
- Google Meet
Comment mettre en place une communication interne ?
Avant de vous lancer dans la création de votre plan de communication interne, gardez en tête les trois informations suivantes.
Impliquer votre Direction dans votre stratégie de communication interne
Votre Direction doit être engagée dans votre planning de communication interne. Récoltez auprès du Top Management les sujets sur lesquels il souhaite communiquer (RSE, bien être au travail, performance des équipes …).
Veillez également à ce que vos Directeurs puissent diffuser eux-mêmes certaines de vos informations-clés (par exemple, les vœux de fin d’année de votre PDG, ou les avancées de projets par les divers Directeurs de pôles). Sans pour autant tomber dans la communication descendante, cela vous permet de créer un sentiment de leadership fort dans l‘entreprise.
Collaborer avec d’autres pôles de l’entreprise
La communication interne de votre entreprise doit être un travail collaboratif avec d’autres services, telles que les Ressources Humaines ou le marketing. En travaillant main dans la main avec eux, vous associez vos expertises respectives, et homogénéisez les communications issues de votre entreprise sur tous les canaux.
Structurer votre démarche de communication interne
Enfin, la structuration du processus de votre communication internes est cruciale pour vous assurer de la cohérence de vos communiqués dans le temps, et de la régularité à laquelle vous les adressez aux collaborateurs.
D’où l’intérêt de créer votre planning de communication interne.
Comment créer un planning de communication interne ?
Passez par les huit étapes suivantes pour concevoir un planning de communication interne d’entreprise robuste et flexible à la fois, pour diffuser vos mots avec dynamisme et efficacité.
Faire un audit de l’existant
Pour commencer, l’idée est de faire le tour des actions de communication interne mises en place jusqu’alors, pour comprendre ce qui fonctionne bien ou moins bien. Vous pourrez ainsi partir d’une base pour améliorer l’existant, et structurer un plan.
Penchez-vous notamment sur :
- Les outils utilisés actuellement pour communiquer en interne
- Les formats déployés pour ce faire
- Les ressources dont vous disposez à l’heure actuelle
Vous pouvez également demander l’avis de vos collaborateurs sur l’état de votre communication interne, en leur envoyant un sondage ou en planifiant des interviews. Cela vous permet non seulement de faire cet audit de l’existant, mais également de mieux cerner leurs attentes.
Fixer des buts à votre communication interne d’entreprise
Dans un deuxième temps, il s’agit de savoir pourquoi vous souhaitez créer votre planning de communication interne.
Veillez à fixer vos objectifs de communication en suivant la méthode SMART :
- Spécifiques
- Mesurables
- Atteignables
- Réalistes
- Temporellement définis
Par exemple, plutôt que de vous fixer comme objectif de mieux former vos nouveaux collaborateurs, fixez l’objectif suivant : “Je souhaite augmenter le taux de complétion de mes vidéos d’onboarding de 30% au cours du trimestre suivant”.
Comprendre vos cibles de manière fine
Faites le point sur les individus à qui vous souhaitez vous adresser dans votre communication interne d’entreprise. Cette connaissance de vos cibles vous aidera à adapter vos mots en fonction de leurs profils.
Faites un portrait-robot de vos différentes typologies de collaborateurs, en pensant notamment à y inclure :
- Leur position hiérarchique
- Leur âge
- Leur service
- Leurs centres d’intérêt
- Leurs points de contention dans la vie d’entreprise
Définir votre budget de communication interne
Il est désormais temps de définir les ressources que vous voulez allouer à votre communication interne en entreprise. Pensez à lister toutes les ressources humaines ou techniques dont vous aurez besoin pour atteindre vos objectifs stratégiques. Puis définissez leur coût aussi précisément que possible.
Repérer les thématiques à aborder dans votre plan de communication interne
Avant d’organiser votre planning d’actions à mener auprès de vos collaborateurs, pensez aux différentes thématiques qui peuvent susciter leur intérêt.
Il peut s’agir :
- Des marronniers de votre organisation : anniversaire de l’entreprise, séminaires, vœux de Noël du PDG, etc.
- Des réussites de l’entreprise : chiffres encourageants, projets finalisés, innovations en cours, etc.
- Des conseils sur des sujets professionnels : bien-être, santé professionnelle, etc.
- Des volontés de l’entreprise (RSE), tant en termes d’éco-responsabilité que de société.
- Le contenu créé par vos collaborateurs eux-mêmes, ou bien celui où ils participent : interviews collaborateurs, par exemple.
Pour chaque thématique, indiquez quel est l’objectif poursuivi, l’angle souhaité ainsi que la cible à toucher.
Décliner ces thématiques dans des formats de communication variés
Désormais, il s’agit de savoir sous quels formats vous allez aborder les différentes thématiques repérées en amont.
Plusieurs types de formats sont à votre disposition :
- L’écrit, avec des outils comme la newsletter, le magazine d’entreprise, ou encore le blog interne d’entreprise.
- Le visuel, via des infographies ou des organigrammes.
- L’audio, via un podcast sur l’innovation dans l’entreprise, ou sur ses engagements RSE par exemple.
- Le présentiel, via des réunions, team buildings et événements engageants
- La vidéo, parfaite pour l’onboarding, et la communication régulière. C’est un format moderne et dynamique, qui permet de faire un storytelling, provoque des émotions, et peut être créé de manière plus aisée qu’on ne le pense grâce à des outils de création vidéo intuitifs, comme PlayPlay.
Variez les formats de contenus au cours du temps dans votre communication interne. C’est là l’une des clés du succès !
Définir vos canaux de diffusion
Prenez maintenant le temps de sélectionner sur quel canal de communication interne chacun de vos contenus vont être diffusés. Ce choix dépend des outils que vous avez pu mettre en place.
Vous pouvez notamment choisir de les diffuser :
- Sur votre Intranet
- Dans votre magazine d’entreprise (format digital ou papier)
- Via l’affichage dans les locaux (flyers et affiches)
- Sur votre réseau social d’entreprise
- Dans votre newsletter
- Sur votre messagerie instantanée
- Lors de vos réunions (en présentiel ou en visioconférence)
Mettre en place votre planning éditorial
Vous avez toutes les pièces du puzzle de votre communication interne : il s’agit désormais de les formaliser dans le temps, dans un planning éditorial solide.
Définissez une fréquence où vous partagez votre contenu, et organisez chacun de ces contenus sur un planning dédié.
Veillez à mettre en place des rendez-vous à échéances fixes. Par exemple, pourquoi pas opter pour le “point actualité du lundi” pour bien commencer la semaine, le “petit-déjeuner du mercredi” pour faire une pause salvatrice en milieu de semaine, ou bien la newsletter récapitulative du mois pour partager les informations-clés de la période.
Dernier conseil : privilégiez toujours la qualité de votre contenu à la quantité, afin de conserver l’engagement de vos cibles au fil du temps.
Vous avez entre les mains toutes les bases d’une bonne communication interne !
Comment mieux communiquer en interne ?
Envie d’améliorer votre communication en entreprise, pour encore mieux engager et fidéliser vos collaborateurs ? Voici quatre conseils en plus pour doper la performance de votre communication.
Mesurer la performance de votre communication interne d’entreprise
L’une des clés de succès, à long terme, consiste à mesurer régulièrement la performance de votre stratégie de communication interne.
Pour ce faire, passez par des métriques-clés de performance pertinentes, comme :
- Les taux d’ouverture et de clic de vos newsletters
- Le nombre de J’aime et de commentaires sur vos publications sur votre réseau social d’entreprise ou sur votre dernière vidéo
- Le trafic généré sur une page publiée sur votre Intranet
- Le nombre de personnes qui ont répondu à votre sondage interne
- Le pourcentage de complétion de vos cours en ligne si vous formez vos employés via un cours interne en ligne
Non seulement cette mesure de la performance permet de justifier le budget déployé dans votre stratégie, mais elle vous aide également à l’optimiser en continu, pour qu’elle touche plus vos audiences.
Impliquer vos collaborateurs dans votre plan de communication
Vos cibles sont vos propres collaborateurs : en tant que communicant, vous avez donc la chance d’être assez proches d’elles pour leur demander leur avis régulièrement sur votre communication interne.
Mais pensez également à faire de vos collaborateurs le sujet même de vos contenus. Interviews, articles et publications rédigées par des acteurs-clés auront un impact significatif, tant elles permettent d’humaniser votre communication.
Et pourquoi ne pas également lancer un programme d’employee advocacy dans votre entreprise ? Ce programme de “collaborateurs ambassadeurs” consiste à susciter leur envie de partager leur expérience, dans leur propre communication externe sur les réseaux sociaux. Un levier intéressant pour doper votre marque employeur.
Miser sur l’authenticité
Authenticité et transparence : voilà les deux maîtres-mots de la communication interne aujourd’hui. Tenir vos paroles auprès de vos collaborateurs en termes de communication, et ne leur mentez pas : le tout pourrait nuire à votre marque employeur.
Par exemple, évitez le greenwashing. Si votre stratégie RSE mérite réellement d’être communiquée en interne, il vous suffit de dire ce que vous portez réellement cause à l’éco-responsabilité pour que ceux-ci soient attractifs.
Adopter des formats de contenu engageants
Dans votre entreprise, comme dans bon nombre d’entre elles, l’infobésité règne. Chaque collaborateur reçoit déjà beaucoup d’emails, et est exposé à beaucoup de messages passés en interne. Dans ce contexte, l’objectif de votre communication interne est de diffuser des informations qui vont attirer l’attention de vos collaborateurs.
Et pour cela, le fond compte tout autant que la forme - ou plutôt, que le format. La vidéo, ou tout autre format interactif (comme le sondage), va favoriser la visibilité et la mémorisation de vos messages, augmentant ainsi la performance de votre stratégie globale.
Animer votre communauté de collaborateurs avec succès demande à la fois créativité, méthode, rigueur et créativité. Depuis la conception de votre planning éditorial, jusqu’à l’alignement avec les autres pôles susceptibles d’enrichir votre communication interne, la structuration de vos process vous permettra d’atteindre vos objectifs majeurs : créer l’engouement chez vos équipes, et les fidéliser au long cours.
Envie de vous lancer dans l’aventure de la vidéo pour rendre votre communication interne d’entreprise plus dynamique ? Testez gratuitement PlayPlay, la solution vidéo accessible à tous sans compétences techniques qui vous permet de produire des vidéos professionnelles en quelques clics.
