Avec la crise du Covid, ils avancent vent dans le dos, au point d’être (re)devenus tendance. Ils se sont multipliés sans s'essouffler, et continuent à occuper le devant de la scène.

Oui, les webinaires (webinars, en anglais) sont très à la mode :

  • Leur marché mondial devrait atteindre 800 millions de dollars en 2023, en hausse de 253 millions par rapport à 2015.
  • 76 % des marketeurs affirment que les réunions interactives leur permettent de capter plus de leads.
  • Et 53 % d’entre eux ont prévu d’inclure des webinaires dans leur stratégie de communication vidéo en 2021, soit une croissance de 11 % par rapport à l’année précédente.
Comment faire la communication de ses webinars ?

Vous le voyez : difficile de vous passer des webinaires pour votre stratégie marketing digitale. Pour une efficacité maximale, il reste néanmoins primordial d’assurer une communication ciselée autour de vos webinars.

Alors comment faire pour vous démarquer, donner envie à vos cibles de s'inscrire à vos séminaires en direct, et faire en sorte qu'elles assistent bien à l'événement (notamment grâce à la vidéo) ?

Réponse en 7 conseils concrets, pratiques et actionnables immédiatement.

Conseil n°1 : Bien choisir le jour et l'heure de son webinar 📅

Lundi ou jeudi ? Ah, et si vous tentiez plutôt le mercredi, finalement ? Pour assurer une communication d’entreprise efficace autour de vos webinars, vous devez en amont choisir un jour, et également une heure pour leur diffusion.

Une opération à ne surtout pas prendre à la légère. En fonction de la date et de l’horaire arrêtés, le taux d’inscription pourra s’envoler… ou ne pas décoller du tout.

Reste une question : quel est le timing idéal ? D’après une étude menée par la plateforme GoToWebinar, plusieurs tendances fortes se dégagent :

  • Le mardi et le mercredi sont les jours idéaux pour faire la promotion de votre webinar : ils attirent le plus d’inscriptions.
  • Juste devant le mardi (24%), le mercredi et le jeudi (26%) restent les jours favoris des personnes interrogées pour assister à un webinar.
  • 10h et 11h du matin constituent les horaires les plus appréciés pour suivre un webinaire.

En résumé, si l’on se fie à cette enquête, le timing idéal pour diffuser un webinar serait le milieu de la semaine (mardi, mercredi ou jeudi), au milieu de la matinée.

Évitez donc le début et la fin de semaine (lundi, vendredi), et bien sûr le week-end.

💡 L’astuce PlayPlay en plus

Ne prenez pas au pied de la lettre les conclusions de cette enquête, même si elle a le mérite de vous donner de précieuses indications pour vous aider à trancher.
Finalement, tout dépend de votre cible. C’est en fonction de ses habitudes et de ses disponibilités que vous pourrez choisir le moment adéquat pour diffuser votre webinaire.
Si vous vous lancez, testez une diffusion sur différents jours et horaires afin de voir lesquels attirent le plus de monde, puis ajustez en fonction.

Conseil n°2 : Proposer une landing page d’inscription optimisée pour la conversion ✍️

Une communication marketing réussie autour de vos webinars passe aussi par la création d’une landing page destinée à présenter votre événement, et à générer des inscriptions.

Pour maximiser vos chances d’accroître votre taux de conversion, plusieurs éléments indispensables doivent y figurer :

  • Un titre percutant présentant le thème du webinar, et l’objectif qu’il propose d’atteindre.
  • Le contenu du webinaire, avec les sujets abordés pendant l’intervention. Pour une présentation claire et concise, utilisez une liste à puces.
  • Des informations pratiques sur l’événement : rappelez la date et l’heure afin que les personnes intéressées puissent les ajouter à leur agenda. N’oubliez pas d’expliquer les modalités d’accès au webinaire, comme par exemple l’outil utilisé pour y participer.
  • Un formulaire d’inscription avec un call-to-action (CTA) bien visible, qui tranche avec le reste de la page. Afin de limiter le taux de rebond, concentrez-vous sur un nombre restreint de champs à remplir pour votre formulaire. 4 ou 5 champs au maximum restent souvent suffisants (par exemple : nom, prénom, email, nom de l’entreprise ou secteur d’activité). Mais, encore une fois, tout dépend de votre cible.
  • Une présentation du ou des orateur(s) avec leur background professionnel et une petite photo, toujours bienvenue pour humaniser votre prise de parole.

💡 L’astuce PlayPlay en plus

Si cela s’avère pertinent et ne surcharge pas trop votre page d'atterrissage, ajoutez-y des témoignages. Pensez également à l’intégration d’une vidéo, susceptible d’augmenter votre taux de conversion jusqu’à 80 %. Et, bien sûr, mettez le paquet sur les bénéfices à suivre votre webinaire. Les futurs participants doivent comprendre facilement la plus-value d’assister à votre événement.

Conseil n°3 : Mettre en place un plan de communication béton autour de vos webinars📝

Ça va de soi, mais il est nécessaire de le coucher sur le papier : une communication rondement menée autour de vos webinars passe par l’élaboration d’un plan de communication bien ficelé.

Interdiction de vous y prendre au dernier moment et de céder à la panique ! Prenez les devants en commençant à communiquer sur le webinar 2 à 3 semaines avant sa diffusion.

Pour prêcher la bonne parole, vous pouvez vous servir des leviers et canaux de communication ci-dessous :

  • Votre site web. Ajoutez des appels à l’action pertinents vers votre landing page au sein de vos articles de blog en lien avec les sujets abordés pendant le webinaire, par exemple. Vous pouvez aussi incorporer, pendant la période de lancement, des fenêtres pop-up pour promouvoir le webinar, voire une barre d’annonce (Top bar) fixe en haut des pages de votre site Internet.
  • Vos réseaux sociaux. Publiez des posts organiques pour présenter l’événement, et demandez à vos collaborateurs de relayer le webinaire sur leurs comptes, pour augmenter la portée de diffusion. Pensez aussi à la publicité payante Facebook Ads, ou à Google Ads.
  • L’emailing. Communiquez auprès de votre base email actuelle en teasant l’événement dans une ou plusieurs newsletters, par exemple dans un PS. Sans oublier la création d’une séquence d’emails automatisée (voir conseil suivant).
    Enfin, petit conseil supplémentaire : incorporez un lien vers la landing page du webinar dans votre signature email, à l’intérieur d’une bannière, par exemple.

💡 L’astuce PlayPlay en plus

Mettez le paquet sur la vidéo dans vos actions de communication externe ! Elle facilite la compréhension et l'assimilation d’un message, tout en stimulant l’engagement.
En plus, vos cibles en redemandent : 55 % des gens consomment des vidéos plus que d’autres types de contenu. Bref, la vidéo constitue un excellent moyen pour promouvoir un webinar.
Pensez à élaborer des teasers courts (1 à 2 min) pour présenter votre événement, les intervenants etc. Puis diffusez-les sur vos comptes Social Media pour convaincre votre cible de participer à vos webinars.

Conseil n°4 : Créer une séquence d'emails automatisée 📧

57 % : il s’agit de la part des inscriptions à un webinar provenant de l’emailing. Autrement dit : impossible de se passer des emails pour réussir la communication autour de vos webinars.

Pour mener à bien sa mission, le marketeur dispose d’un outil puissant à dégainer de son chapeau, pour assurer un taux de no-show minimum : la séquence d’emails automatisée.

Cette dernière doit présenter les axes qui vont être développés dans le webinar, la date et l'heure de l’événement, sans oublier des liens afin que vos cibles puissent ajouter facilement le webinar dans leur agenda favori (Google, iCal etc.).

Pour vous aider, voici une trame composée de 4 emails dont vous pouvez librement vous inspirer. Encore une fois, à vous d’adapter à votre sauce et de procéder aux ajustements adéquats :

  • Email 1 à J-14 pour présenter l’événement et les informations pratiques qui lui sont rattachées.
  • Email 2 à J-7 pour procéder à un rappel de l'événement. Vous y expliquez notamment comment y assister à l’aide d’un CTA bien visible. Vous pouvez bien sûr segmenter cette étape en envoyant deux emails : un pour les personnes qui ont cliqué sur votre précédent email mais ne se sont pas inscrites ; et un autre pour les personnes qui n’ont pas encore cliqué sur le lien redirigeant vers votre landing page.
  • Email 3 à H-1. Vite, le webinar a lieu dans 1 heure à peine ! Profitez de cet email pour sonner les cloches des personnes qui auraient oublié votre intervention, en leur redonnant les infos pour y assister.
  • Email 4 à J+2 pour remercier les personnes d’avoir assisté à l’événement.
    Si vous avez choisi cette option-là, vous pouvez leur faire suivre l’enregistrement du webinar, et inciter ceux qui n’ont pas pu y assister en direct à le visionner après coup.

Conseil n°5 : Tirer parti des réseaux sociaux 🔥

Si l’emailing est primordial pour réussir la communication autour de vos webinars, n’hésitez pas à le combiner avec des publications bien senties sur les réseaux sociaux.

Réseau social professionnel n°1 au monde, LinkedIn est évidemment un canal à optimiser. Pour autant, n’oubliez pas les autres médias sociaux (Facebook, Twitter, Instagram, Pinterest), en particulier si votre cible y est présente et active.

Pensez simplement à adapter le ton de votre message, en jouant par exemple davantage sur l’image et le visuel si vous postez sur Pinterest et Instagram, voire en optant pour une communication décalée et humoristique si cela s’y prête.

Finalement, tous les moyens sont bons pour présenter et faire parler de votre webinaire à venir. 😉

💡 L’astuce PlayPlay en plus

Les réseaux sociaux sont aussi intéressants car ils permettent de toucher une audience plus large que par email. Pour sensibiliser un maximum de personnes, profitez-en pour poster sur des groupes et des forums dédiés, en lien avec le sujet de votre webinar.
Sans en abuser, consacrez aussi des posts pour communiquer autour de vos webinars, y compris le jour de sa diffusion pour jouer sur l’urgence.
Enfin, mettez l’accent (encore une fois) sur la vidéo. Vous hésitez sur la marche à suivre ? Allez donc consulter notre guide pour créer des vidéos engageantes pour les réseaux sociaux, afin de devenir un as.

Conseil n°6 : S’occuper du replay (ou pas) 🎦

Une fois la diffusion de vos événements en direct terminée, la communication autour de vos webinars ne s’arrête pas là.

Pour vous et vos cibles, se pose la question du replay. Alors, replay or not replay ? La tendance "historique", chez les marketeurs, consiste à mettre à disposition un replay de leurs webinars.

Il existe plusieurs avantages à cela :

  • Vous pouvez continuer à générer des leads sur le long-terme en capitalisant sur un contenu qualitatif apportant une réelle valeur-ajoutée.
  • Vous améliorez l’expérience utilisateur, sachant que près d’un inscrit sur deux n’assistera finalement pas à votre webinaire. En leur mettant à disposition un enregistrement par la suite, vous augmentez leur satisfaction envers votre marque.
  • Vous pouvez toucher une audience bien plus large, sans limite. Les personnes satisfaites par votre contenu pourront le partager à leur entourage professionnel et personnel.
  • Vous êtes en mesure d’analyser les points positifs et négatifs de votre intervention en la visualisant à tête reposée. Idéal pour continuer à s’améliorer lors de vos prochains événements.

Attractif et efficace, la mise à disposition d’un replay n’est pourtant pas une obligation. D’ailleurs, le fait de ne pas en proposer est de plus en plus utilisé par les marketeurs pour développer le FOMO (Fear Of Missing Out), et donc inciter les personnes à s'inscrire pour assister à l’événement en direct (sans cela, elles n’auront pas de chance de se rattraper).

💡 L’astuce PlayPlay en plus

Comment agir, de votre côté ? Encore une fois, tout dépend des objectifs de votre contenu. Si vous souhaitez continuer à capter des leads, par exemple, mettez le replay disponible derrière un formulaire sur votre site web.
Si vous souhaitez une présence forte en direct pour faire passer vos concepts et stimuler l’échange et l’engagement, vous pouvez sûrement vous passer d’un replay. 😀

Conseil n°7 : Recycler ses contenus ♻️

Le “content reuse” vous parle-t-il ? Il s’agit d’un concept qui consiste à utiliser des morceaux de votre contenu existant en le déclinant sous différentes formes.

Voilà un levier intéressant pour continuer à effectuer une communication web efficace autour de vos webinars. Grâce à ce procédé, vous pouvez :

  • Concevoir des clips vidéos des moments-clés du webinar, et les diffuser sur vos canaux de communication (interne et externe). Le préalable ? Pensez à enregistrer votre événement en direct pour en récupérer la matière, bien sûr.
  • Créer un récap' (article de blog, ebook etc.) de ce qui a été dispensé comme tendances ou bonnes pratiques pendant le webinar. Pratique pour renforcer votre notoriété et votre image de marque.
  • Proposer la transcription de votre webinar sur un article ou une page de votre site internet, pour booster votre SEO.
  • Nourrir vos pages FAQ ou vos articles de blog par les questions qui ont été posées pendant l'événement.

La communication digitale autour de vos webinars ne s’improvise pas. Il est important de piloter un planning en amont, de tester (et retester), tout en vous assurant d'appliquer les bonnes pratiques.

Pour faire de vos futurs événements des aimants à leads, vous avez découvert que la vidéo restait un excellent levier, notamment pour promouvoir vos webinars.

Pour des résultats au top, sans prise de tête, l’outil de création vidéo PlayPlay reste un allié de choix. Simple, maniable et dynamique, il permet de créer facilement des vidéos engageantes en quelques minutes, et ne requiert aucune connaissance technique en montage vidéo.

Envie d’en savoir plus ? Testez-le gratuitement pendant 7 jours pour voir s’il peut vous convenir. 💪